Как да получите достъп до SharePoint от Outlook

Преглед на интеграцията на SharePoint и Outlook

Интеграция на SharePoint и Outlook осигуряват плавен работен процес за екипи с множество потребители. Можете да свържете списъци на SharePoint с папки на Outlook, което ви позволява да споделяте, проследявате и да работите съвместно върху файлове, без да превключвате програми.

Лесен е достъпът до SharePoint от Outlook – просто добавете URL адрес на сайт или библиотека. След това можете да отваряте документи от Outlook и да получавате пълен достъп, включително права за редактиране.

Можете също да персонализирате интеграцията. Изберете кои библиотеки да интегрирате във вашия акаунт в Outlook въз основа на размера на екипа и нуждите.

Освен това, Microsoft Power Automate шаблони (по-рано Microsoft Flow) може да запазва имейл прикачени файлове от Outlook директно в счетоводни папки на SharePoint. Тези шаблони помагат за автоматизиране на досадни задачи.

Изпитайте удобството на достъпа до SharePoint от Outlook! Насладете се на най-доброто от двата свята.

Достъп до SharePoint от Outlook

За достъп до SharePoint от Outlook и да направите работния си процес по-ефективен, използвайте бутона SharePoint в лентата на Outlook, синхронизирайте библиотеки на SharePoint с Outlook, добавете календари на SharePoint към Outlook и използвайте сайтове на SharePoint директно през Outlook. Тези подраздели предлагат разнообразие от решения, които да ви помогнат лесно да интегрирате SharePoint с Outlook и да рационализирате работния си процес.

Използване на бутона SharePoint в лентата на Outlook

Искате ли да получите своя сайт на SharePoint направо от Outlook? Няма нужда да търсите повече! Ето ръководство за това как да използвате бутона SharePoint в лентата на Outlook.

1. Отворете Outlook и щракнете върху иконата „Нов имейл“.
2. В новия имейл прозорец щракнете върху „Прикачване на файл“ в лентата.
3. След това щракнете върху „Преглед на уеб местоположения“ и изберете „Office 365 SharePoint“.
4. Ще бъдете помолени да влезете в Office 365 с идентификационните си данни за служебен или учебен акаунт. След като влезете, ще отидете на вашия Сайт на SharePoint . Вече можете да навигирате, преглеждате и прикачвате файлове в Outlook.

Добра новина: това работи с Windows и Mac версии на Outlook. Край на смяната на приложения – спестете време с този страхотен инструмент! Не забравяйте, че тази функция спестява много време. Потребителите не трябва да напускат своя имейл клиент, за да споделят документи.

Навремето прекарвах часове в търсене на файлове, докато прескачах между приложения. Не осъзнавах колко време губя, докато един колега не ми каза за бутона SharePoint в Outlook. Сега имам достъп до моите Сайт на SharePoint само с едно кликване. Спестявам време и повишавам ефективността си. Синхронизиране на SharePoint с Outlook: Защо да имате две платформи, когато една е достатъчна?

Синхронизиране на библиотеки на SharePoint с Outlook

Свържете вашите библиотеки на SharePoint с Outlook в три лесни стъпки! Отворете вашата библиотека на SharePoint в Internet Explorer, проверете Библиотека раздел и изберете Свържете се с Outlook. След това следвайте подканите и щракнете да Вече имате достъп до файлове на SharePoint от Outlook, без да се налага да превключвате между приложения.

Направете крачка напред и дайте разрешение или задайте сигнали за уведомяване на потребителите за всякакви промени в SharePoint. Насладете се на удобството на достъпа до библиотеките на SharePoint от Outlook и спестете време и усилия! Защо да избирате едното, когато можете да имате и двете? Добавяне на календари на SharePoint към Outlook и никога не пропускайте нито един удар.

Добавяне на календари на SharePoint към Outlook

Направете вашия Outlook супергерой с лесен достъп до вашия календар на SharePoint! За да направите това, изпълнете следните четири стъпки:

1. Отидете на Сайт на SharePoint и изберете Инструменти за календар
2. Щракнете върху Раздел Календар
3. Изберете Свържете се с Outlook
4. Казвам да когато бъдете подканени за разрешение

Опресняването на Outlook ще покаже нова папка с календарите на SharePoint, които се синхронизират в реално време.

За да избегнете проблеми с мрежата или сигурността, използвайте модерни браузъри като Chrome или Edge . Също така се уверете, че вашата антивирусна програма и защитни стени от двете страни са конфигурирани правилно. С тези предпазни мерки ще получите изживяване при синхронизиране без грешки.

Използване на сайтове на SharePoint в Outlook

Кажете сбогом на превключването между Outlook и SharePoint, защото те могат да бъдат интегрирани! Сега ти можеш преглед и редактиране на документи направо в Outlook. Освен това можете сътрудничат с вашите колеги и достъп до библиотеки на SharePoint без изобщо да се налага да отваряте отделен прозорец на браузъра.

Но това не е всичко – синхронизация на двете платформи е от съществено значение за успешното споделяне на данни и за гарантиране, че имате достъп до цялата необходима информация.

Например мой колега беше в командировка и му трябваше определен клиентски документ. Но, благодарение на интеграция на SharePoint с Outlook , той успя бързо да намери документа, без да се налага да влиза в VPN на своята компания. Впечатляващо!

Така че, пригответе се да изпитате ново ниво на продуктивност с SharePoint и Outlook!

Настройване на интеграция на SharePoint в Outlook

За да настроите интегриране на SharePoint в Outlook с цел достъп до SharePoint от Outlook, можете да следвате тези лесни стъпки. Конфигурирайте местоположения на сайтове на SharePoint в Outlook, свържете Outlook към SharePoint Online и персонализирайте настройките за интегриране на SharePoint в Outlook. Следването на тези подраздели ще доведе до успешно интегриране на SharePoint в Outlook.

Конфигуриране на местоположения на сайтове на SharePoint в Outlook

Готови ли сте да персонализирате местоположенията на сайтове на SharePoint в Outlook? Ето едно полезно ръководство, за да го направите бързо и точно.

стъпки:

1. Отворете Outlook и щракнете върху „Файл“ в горния ляв ъгъл.
2. Изберете „Опции“, след което изберете Персонализиране на лентата в долната част.
3. Разгънете „Основни раздели“ и поставете отметка в квадратчето до „Разработчик“. Кликнете върху „OK“.

Това ще ви позволи да добавите персонализиран макро бутон, който се свързва директно към сайтове на SharePoint.

Запомнете: За множество местоположения на SharePoint уникалните URL адреси трябва да се добавят като отделни макро бутони.

Разберете всеки сайт на SharePoint и къде се съхраняват файловете. С практиката процесът ще стане по-гладък, увеличавайки сътрудничеството.

Един колега веднъж имаше затруднения с намирането на документ, тъй като грешното местоположение на SharePoint беше свързано в Outlook. Следвайте това ръководство, за да избегнете подобни проблеми и да спестите време и ресурси.

Свързване на Outlook към SharePoint Online

Интегрирането на Outlook с SharePoint Online е лесно! Тук са 6 стъпки да последвам:

1. Отворете Outlook и щракнете върху раздела Файл.
2. Изберете Настройки на акаунта от падащото меню.
3. Щракнете върху Нов в раздела Имейл.
4. Въведете своя SharePoint URL в областта.
5. Щракнете върху Напред и след това върху Готово, за да завършите настройката.
6. Сега можете да получите достъп до вашите SharePoint файлове директно от Outlook .

Запомнете, ан за свързване на Outlook е необходим активен акаунт в SharePoint . Можете също така да спестите време, като настроите предупреждения за папки във вашата библиотека на SharePoint. По този начин всички получават информация за напредъка на проекта.

Уверете се, че персонализирате вашата интеграция на SharePoint в Outlook – един размер не пасва на всички!

Персонализиране на настройките за интегриране на SharePoint в Outlook

Интегрирането на Outlook с SharePoint носи много предимства. Персонализирането на неговите настройки предоставя на потребителите контрол върху много аспекти. Нека открием как да персонализирате тези настройки в шест лесни стъпки!

1. Щракнете върху раздела „Файлове“ в горната част на Outlook.
2. Изберете „Опции“ от падащото меню.
3. Изберете „Център за доверие“ от опциите.
4. Кликнете върху „Настройки на центъра за доверие“.
5. Изберете „Автоматично изтегляне“ от левия панел.
6. Изберете дали да активирате или деактивирате интеграцията на SharePoint със съответните квадратчета за отметка.

Освен това можете също така да избирате сигнали за грешки при изтегляне, връзки и други – с допълнителни опции, налични в този раздел.

Персонализирането на тези настройки ви позволява да коригирате критериите за достъп между Outlook и SharePoint в зависимост от предпочитанията и организационните нужди. След персонализиране разделите на SharePoint стават видими заедно с ключови функции на Outlook – като поща, календар, контакти и задачи.

Тъй като организациите работят дистанционно по време на пандемия – оптималното представяне е от решаващо значение. Нищо не трябва да липсва! Осигурете максимална продуктивност, като персонализирате интеграцията на SharePoint, като използвате тези стъпки веднага!

Технически проблеми, предотвратяващи достъпа до SharePoint? Направете си почивка за кафе и обвинете технологията!

Отстраняване на често срещани проблеми с достъп до SharePoint от Outlook

За да отстраните често срещани проблеми с достъп до SharePoint от Outlook, трябва да сте наясно с възможните грешки, които могат да възникнат. С нашето ръководство за достъп до SharePoint от Outlook ще ви покрием. В този раздел за отстраняване на неизправности ще обсъдим често срещаните проблеми, свързани с интегрирането на SharePoint и Outlook, с решения за разрешаването им. Нашите подраздели за грешки при удостоверяване, грешки при синхронизиране, проблеми с разрешенията и проблеми със свързването ще ви предоставят решение на всеки проблем, който може да срещнете.

Грешки при удостоверяване

Достъпът до SharePoint от Outlook може да причини грешки при удостоверяване. Те обикновено се появяват, когато съхранените идентификационни данни са неправилни или са изтекли. Разрешете това, като въведете правилните идентификационни данни в системата.

Проверете дали акаунтът в Windows и имейл акаунтът са свързани в Active Directory. Това конфигурира единично влизане (SSO) за достъп до Outlook и SharePoint.

Професионален съвет: Избягвайте грешки при удостоверяване при достъп до SharePoint от Outlook, като поддържате идентификационните данни актуални. И се уверете, че Windows и имейл акаунтите са свързани в Active Directory. Това е като превантивна мярка срещу разхвърляна раздяла!

Грешки при синхронизиране

Когато използвате SharePoint и Outlook заедно, могат да възникнат проблеми със синхронизирането. Ето няколко съвета, които трябва да имате предвид, за да избегнете тези проблеми!

1. Правилна настройка: Уверете се, че Outlook и SharePoint са конфигурирани правилно. Проверете отново техните настройки, като интервали за синхронизиране и разрешения за папки.
2. Избягвайте големи файлове: Синхронизирането на големи файлове между Outlook и SharePoint ще доведе до проблеми поради ниска честотна лента или капацитет за съхранение.
3. Актуализирайте редовно: Актуализирайте Outlook и SharePoint, както и внедряването на Salesforce. Ще се поддържат нови функции и съвместимост.

Не забравяйте да използвате най-новите версии на Outlook и SharePoint и да имате стабилна интернет връзка, когато синхронизирате данни. Потребител е загубил документи при синхронизиране на Office 365 Onedrive за бизнеса и SharePoint Online чрез MS Teams. Искаше им се да бяха архивирали файловете си другаде, вместо да разчитат само на функцията за синхронизиране.

Изглежда, че разрешенията на SharePoint са по-строги от моите панталони за вечеря за Деня на благодарността!

Проблеми с разрешенията

Когато се опитвате да използвате SharePoint с Outlook, могат да възникнат проблеми с разрешенията. Проверете дали разрешенията и за двете са правилни. Освен това се уверете, че потребителите имат правилния достъп на ниво сайт и документ.

Помислете за даване на разрешения директно на потребителски акаунти, а не групови разрешения. Това прави контрола по-прецизен и намалява билетите за ИТ помощ.

Отказан достъп могат да се появят грешки. Прегледайте разрешенията за сигурност на потребителя, преди да предприемете по-нататъшни стъпки.

Наскоро колега имаше проблеми с виждането на документи в библиотеката на нейния екипен сайт. След като се вгледахме по-внимателно, видяхме, че Internet Explorer й пречи да гледа мрежово съдържание. Добавихме URL адреса на екипния сайт като доверен сайт в настройките на IE и това реши проблема веднага.

Опитвате се да свържете Outlook и SharePoint? Може да работи, но бъдете подготвени за странни моменти.

Проблеми със свързаността

Отстраняване на проблеми с SharePoint и Outlook може да бъде истинска болка. Често срещаните проблеми със свързването обикновено се причиняват от проблеми с мрежовата връзка, липсващи актуализации или корекции, неправилни идентификационни данни за влизане или грешки при оторизация .

Започнете с проверка на мрежовата връзка. След това потвърдете, че компютърът има инсталирани необходимите актуализации и корекции. Проверете дали версията на Microsoft Office е съвместима с SharePoint и Outlook. Уверете се, че разрешенията за вашия акаунт са зададени правилно в SharePoint и че няма промени на паролата, изисквани от Active Directory.

Опитайте да изчистите кеш файловете, да деактивирате добавките или да рестартирате системата и приложенията. Ако те не работят, свържете се с ИТ поддръжката, за да нулирате идентификационни данни и конфигурации .

Долен ред: Проверете основните изисквания като актуализации, оторизации, идентификационни данни и мрежова връзка, за да разрешите често срещани проблеми със свързването между SharePoint и Outlook. Не забравяйте вашето фенерче за отстраняване на неизправности!

Заключение и съвети за ефективно използване на интеграцията на SharePoint и Outlook.

Интеграция на SharePoint и Outlook може да бъде чудесен начин за подобряване на производителността и рационализиране на работния процес. Ето 6 съвета как да се възползвате от тази интеграция:

1. Използвайте Календар на SharePoint в Outlook: Можете да наслагвате личния си календар с този на SharePoint, за да получите всички събития и срещи на едно място.
2. Използвай Библиотека с документи на SharePoint в Outlook: Можете да го добавите към любимите си в Outlook за лесен достъп. Освен това можете да плъзгате и пускате файлове в библиотеката направо от прикачен файл към имейл.
3. Създавам Списък със задачи : За да управлявате по-добре задачите в проект, можете да създадете списък със задачи в SharePoint. Ще бъде видим както в SharePoint, така и в Outlook.
4. Синхронизиране на контакти в SharePoint: Синхронизирането на вашите контакти в SharePoint с вашите контакти в Outlook гарантира, че те остават актуални на всички платформи.
5. Настройвам Сигнали : Получавайте известия по имейл, когато има актуализации или промени в документ или списък.
6. Интегрирайте OneDrive с SharePoint: Това улеснява споделянето на файлове и сътрудничеството с други хора.

Освен това, метаданни е от съществено значение в SharePoint. Когато маркирате документи с подходящи ключови думи, можете лесно да ги намерите при търсене в двете платформи.

Интересен факт: 78% от компаниите от Fortune 500 използват SharePoint като основен инструмент за сътрудничество.

често задавани въпроси

1. Как да получа достъп до SharePoint от Outlook?

За достъп до SharePoint от Outlook трябва да добавите библиотеката на SharePoint като папка в Outlook. Отидете на Файл > Настройки на акаунт > Настройки на акаунт > Промяна > Още настройки > Разширени. След това добавете адреса на SharePoint към списъка с папки и щракнете върху OK.

2. Защо не мога да осъществя достъп до SharePoint от Outlook?

Ако не можете да получите достъп до SharePoint от Outlook, това може да се дължи на проблеми с мрежовата връзка или неправилни идентификационни данни за влизане. Уверете се, че сте свързани към правилната мрежа и имате правилното потребителско име и парола за вашия акаунт в SharePoint.

3. Мога ли да получа достъп до SharePoint от моето мобилно приложение Outlook?

Да, имате достъп до SharePoint от приложението Outlook на вашето мобилно устройство. Отидете на Настройки > Добавяне на акаунт > SharePoint и въведете вашите идентификационни данни за вход в SharePoint.

4. Има ли рискове за сигурността при достъп до SharePoint от Outlook?

Винаги има потенциален риск за сигурността при достъп до чувствителна информация онлайн. SharePoint обаче има няколко вградени функции за сигурност, като контроли за достъп, разрешения и криптиране. Не забравяйте да следвате най-добрите практики за сигурно онлайн поведение, като например използване на силни пароли и избягване на обществени мрежи.

отпечатайте голяма картина на няколко страници

5. Какво трябва да направя, ако имам проблеми с достъпа до SharePoint от Outlook?

Ако имате проблеми с достъпа до SharePoint от Outlook, най-добре е да се свържете с вашия ИТ отдел или администратор на SharePoint за съдействие. Те могат да помогнат за отстраняването на проблема и да ви насочат през процеса на разрешаването му.

6. Мога ли да получа достъп до SharePoint от Outlook на Mac?

Да, SharePoint може да бъде достъпен от Outlook на Mac. Процесът може леко да се различава в зависимост от версията на Outlook и SharePoint, която използвате, но общите стъпки са същите като за достъп до SharePoint от Outlook на компютър.