Как да създадете работен поток в SharePoint

Общ преглед на работния процес на SharePoint

Работният процес на SharePoint може да опрости бизнес процесите с автоматизация. Помага за проследяване на процедури, управление на ресурси и трансфер на знания. Налични са предварително изградени работни процеси като процеси на одобрение и управление на заявки. Но персонализирането на работни потоци с Power Automate може да помогне на организациите да извлекат още повече от него.

За да създадете работен поток в SharePoint:

1. Отидете на сайта, към който искате да добавите работния процес.
2. Отидете до страницата с настройки на сайта.
3. Изберете „функции на сайта“ от менюто „действия на сайта“.
4. Кликнете върху „Създаване на работен поток в дизайнера на SharePoint“.

SharePoint Designer ви позволява визуално да персонализирате аспектите на работния процес. Следете условията, които стартират работния процес и възлагайте задачи на отговорни лица. За да извлечете максимума от автоматизацията, използвайте Power Automate шаблони, за да опростите процесите.

Улеснете работния процес с тези съвети за настройка на SharePoint!

Настройване на работен поток в SharePoint

За да настроите работен поток в SharePoint с дефинирани цели и идентифициран процес и участници, трябва да следвате правилните стъпки. В този раздел ще обсъдим накратко подсекциите за дефиниране на цели за работния поток, идентифициране на процес и участници, проектиране на стъпки и действия на работен поток и създаване на шаблони за работен поток. Тези стъпки ще предоставят цялостно решение за създаване на работен поток в SharePoint.

Определяне на цели за работния процес

За да гарантирате успех в SharePoint , целите трябва да бъдат ясно определени. Целите трябва да са реалистични и да се фокусират върху нуждите на организацията. Включете крайните потребители на ранен етап в дефинирането на KPI или други мерки за успех. Освен това, безопасност и сигурност трябва да се вземе предвид.

Професионален съвет: Уверете се, че всички заинтересовани страни участват в определянето на целите, за да спечелите участие и да държите всички на път. Подправете работния процес с детективска работа SharePoint !

Идентифициране на процеса и участниците

Идентифицирайте процеса и участниците, за да работи гладко вашият работен процес в SharePoint. Определете необходимите стъпки и кой ще бъде част от всеки етап. Добрата комуникация с всички участници ще направи процеса по-добър, ще намали грешките и ще създаде отчетност.

Основни стъпки за постигане на това:

1. Разпределете ролите и отговорностите.
2. Включете заинтересованите страни, така че всеки да знае своите задачи и да може да допринесе.
3. Създайте рамка за проследяване на етапи и измерване на напредъка.

Преглеждайте редовно работния процес. Валидирайте процеса и потърсете възможности за подобрение. Прегледите на ръководителите показват прозрачност между служителите.

За успех:

• Идентифицирайте процеса и участниците
• Разпределяне на роли и отговорности
• Проследявайте етапи и включване на заинтересованите страни в създаването и прегледа на процесите

Получете перфектната последователност от действия с ръководство стъпка по стъпка.

Проектиране на стъпки и действия на работния процес

Когато проектирате работен процес, дефинирайте целта и определете желания резултат . След това определете отделните задачи и кой ще отговаря за тях. Очертайте одобренията, прегледите и известията на всяка стъпка. Изградете и тествайте работния процес .

Имайте предвид това ресурси, срокове и рискове всички влияят върху дизайна. Помогнахме на клиент с неефективни ръчни процеси в техния счетоводен отдел, като създадохме работни процеси, съобразени с техните нужди. Това спести време и пари, с повишена точност на всеки етап – което води до спестяване на хиляди долари годишно! И така, нека се заемем с организирането – време е да бъдете съветник за работния процес!

Създаване на шаблони за работен процес

Създаването на шаблони за работни процеси е нещо, което трябва да знае всеки администратор на SharePoint. Той автоматизира процесите, спестява време и повишава ефективността. Ето какво трябва да направите:

номер за маршрутизиране на вярност

1. Отидете на Действия на сайта> Настройки на сайта> Шаблони на сайта.
2. Щракнете върху Създаване от съществуващ шаблон на сайт и изберете Процес на работен поток.
3. Попълнете подробности като име, описание и име на група. След това щракнете върху OK.
4. Персонализирайте шаблона, като добавите условия или действия.
5. Публикувайте шаблона и го използвайте в множество сайтове.

Имайте предвид, че създаването на шаблон за работен процес изисква технически познания за SharePoint Designer или Visual Studio . Но има много онлайн ресурси с насоки стъпка по стъпка.

SharePoint също има страхотна функция, където потребителите могат проследяване на промените в документа . Когато нова версия на файл се записва в одобрена библиотека или списък, a Известие за актуализиране на имейл на шаблон на работен поток се изпраща на избрани потребители.

През 2013 г. Microsoft направи още по-лесно внедряването на автоматизирани процеси Работни процеси за многократна употреба . Това прави създаването на шаблони за работни процеси по-мащабируеми и намалява задачите за администраторите.

Стартирането на работен процес в SharePoint е като стартиране на автоматизирани задачи с добре смазана машина!

Стартиране на работен поток в SharePoint

За да стартирате работен поток в SharePoint с подсекциите за стартиране, наблюдение и проследяване на прогреса и обработка на изключения и грешки, следвайте тези стъпки. Първо стартирайте работен поток, като използвате опциите на менюто на SharePoint. След като стартирате, следете напредъка с помощта на функцията за наблюдение и проследяване. И накрая, бъдете готови да се справите с всякакви изключения или грешки, които могат да възникнат по време на процеса.

Стартиране на работен процес

Стартирането на работен поток в SharePoint е лесен начин за автоматизиране на досадни задачи! Ето 5 лесни стъпки, за да започнете:

1. Отворете сайта на SharePoint, където трябва да се стартира работният поток
2. Отидете до списъка или библиотеката, съдържаща документите, по които ще работите
3. Щракнете върху „Работен процес“ от менюто на лентата и след това върху „Добавяне на работен поток“
4. Изберете шаблон, персонализирайте го и го конфигурирайте, за да отговаря на вашите нужди
5. Прегледайте настройките и щракнете върху „Край“, когато сте готови

SharePoint се отличава със способността си да персонализира работните процеси, за да отговаря на уникалните бизнес изисквания! Плюс това, нетехническите потребители могат лесно да стартират работни потоци с удобни за потребителя функции.

Въвеждането на работни потоци в SharePoint има направи революция в начина на работа на бизнеса . Тази интеграция има овластени организации да поемат контрола на техните процеси, което води до по-добра производителност и подобрени печалби. Автоматизирането на задачите също освобождава служителите да се съсредоточат върху основните бизнес функции, което води до по-добри резултати. Пренебрегването на напредъка на работния процес е като шофиране със завързани очи – това е рецепта за катастрофа!

Мониторинг и проследяване на напредъка на работния процес

От съществено значение е да наблюдавате внимателно работния процес на SharePoint за да сте сигурни, че всичко върви гладко. Не позволявайте на задачите или крайните срокове да се изплъзнат и да забавят процеса. Опитайте тези съвети, за да наблюдавате и проследявате напредъка на работния процес:

1. Получавайте известия по имейл, когато задачите са дадени или завършени.
2. Разгледайте списъка със задачи на работния процес за възложени задачи и техните статуси.
3. Персонализирайте изгледите на SharePoint, за да следите задачите с филтри.
4. Изградете табло за управление с KPI, като процент на завършване, процент на просрочени срокове и т.н.
5. Експортирайте данни от списъци на SharePoint в CSV за допълнителен анализ.

Освен това проверете хронологията на работния процес, за да разберете как всяко движение влияе на процеса. С наблюдението в реално време можете бързо да забележите проблеми или пречки. Имайте предвид тези съвети, когато стартирате нов работен процес в SharePoint.

Съобщава се, че Microsoft SharePoint се използва от повечето фирми в Америка . Проблемите с работния процес могат да бъдат пречка – но можете да ги преодолеете с правилно боравене!

Обработка на изключения и грешки в работния процес

Когато възникнат изключения и грешки в работния процес, бързите и стратегически методи са от съществено значение за ефективността на процеса. Ето а Ръководство в 6 стъпки за управлението им :

1. Прегледайте отчетите за състоянието на работния процес, за да идентифицирате източника на проблема.
2. Поставете на пауза работния процес, ако трябва да се направят необходимите промени.
3. Редактирайте работния процес, за да коригирате всички проблеми.
4. Рестартирайте променения работен процес, за да видите дали работи гладко.
5. Проверете новосъздадените регистрационни файлове, ако все още има проблеми.
6. Потърсете помощ от екипа за ИТ поддръжка, ако нищо друго не работи, или помислете за връщане към по-ранна версия на работния процес.

Дори няколко изключения или грешки могат да се натрупат с течение на времето и да причинят забавяния. Така че подробното разбиране на всеки проблем е от ключово значение за тяхното намаляване.

Екипите на Microsoft се сблъскаха с проблеми в работните си процеси преди няколко години. Те идентифицираха неправилни нишки с течение на времето като източник. Те използваха техники, подобни на горните, и разрешиха проблема. Като разбираме тези проблеми и предприемаме бързи действия, можем да спестим време и да гарантираме по-добра точност.

Готови ли сте да персонализирате работните процеси на SharePoint? Облечете силовия си костюм и се захващайте за работа!

Персонализиране на работни потоци в SharePoint

За да персонализирате работните потоци в SharePoint с лекота, използването на визуален дизайнер, разширяването на работните потоци с SharePoint дизайнера и интегрирането на работните потоци с приложения на трети страни са решенията за вас. Тези подраздели ще ви помогнат при персонализирането на работния процес, като ви дават възможност да разширите работните процеси и да ги свържете с други приложения за по-добра ефективност без никакви проблеми.

Използване на Visual Designer за персонализиране на работния процес

Visual Designer в SharePoint ви позволява да персонализирате работни потоци, за да автоматизирате бизнес процесите. То предлага функции за плъзгане и пускане за добавяне на действия, условия и цикли. Можете да персонализирате стандартни работни процеси или да създадете изцяло свои собствени.

Персонализирането позволява на бизнеса да посрещне своите уникални нужди. Можете да направите персонализиран формуляр за задача с InfoPath или HTML формуляри , което дава повече контрол върху въвеждането на потребителя. плюс, известия по имейл може да се настрои за завършване на процеса.

Microsoft също позволява интегриране на услуги на трети страни като Dropbox или CRM системи като Salesforce чрез персонализирани действия. SharePoint REST API предоставя възможност за проектиране на персонализирани действия за получаване на данни от външни източници.

Професионален съвет: Персонализирането на работните потоци е ключът към посрещане на вашите бизнес нужди и подобряване на производителността чрез автоматизиране на повтарящи се задачи. Не забравяйте да тествате вашите работни потоци по време на етапите на разработка, за да избегнете всякакви грешки в производствената среда.

Сложете наметалото си и отключете суперсилата на SharePoint Designer - това е вашият избор за извеждане на работните процеси на следващото ниво.

Разширяване на работните процеси с SharePoint Designer

Персонализиране на работни потоци в SharePoint? Прави се лесно с SharePoint Designer ! Този инструмент разширява предварително изградените работни процеси и ви позволява да създавате персонализирани процеси, които отговарят на вашия бизнес. За да промените съществуващите работни процеси, просто отворете програмата и изберете тази, която искате да промените. Използвайте визуалните инструменти за плъзгане и пускане или изглед на код, за да добавяте и премахвате етапи. Освен това добавете действия като имейли или задачи и условия, които изискват въвеждане от потребителя или определени резултати.

Освен това с SharePoint Designer можете да създавате персонализирани работни потоци от нулата. Той включва шаблони за общи бизнес процеси, като одобрение на документи или отчети за разходи. Персонализирайте тези шаблони, за да отговарят на нуждите на вашия бизнес и те автоматично ще генерират имейли и задания за задачи от потребителски вход.

Професионален съвет: За допълнителни съвети и поддръжка при персонализиране на работни потоци вижте онлайн уроци и общности, посветени на SharePoint Designer. Кой има нужда от приятели, когато можете просто да интегрирате работните си процеси с приложения на трети страни?!

Интегриране на работни процеси с приложения на трети страни

Освен стандартните конектори има приложения които предоставят безплатно или платено „работни процеси“ за разширяване и автоматизиране на процеса. Например, Конекторът на DocuSign може да се използва за автоматично насочване на договори за подпис между различни хора, като се използват библиотеките и списъците на SharePoint.

Избиране приложение на трета страна за интеграция? Неща, които трябва да имате предвид: мащабируемост, рентабилност и лекота на използване. Предпочитайте такъв с активна екосистема и редовни актуализации .

как се създава бюлетин в word

Проектиране и управление на работни потоци? Това е като пастирски котки . Освен че котките всъщност са колеги с различни мнения.

Най-добри практики за проектиране и управление на работния процес

За да осигурите гъвкавост и мащабируемост, внедрете защита и разрешения и поддържайте производителността и оптимизацията на работния поток, докато създавате работен поток в SharePoint. Това са някои важни съображения, които трябва да имате предвид, докато проектирате и управлявате работни потоци. В този раздел ще обсъдим най-добрите практики за проектиране и управление на работни потоци и ще разгледаме накратко предимствата на всеки от тези подраздели.

Осигуряване на гъвкавост и мащабируемост

Гъвкавост и мащабируемост са ключови в дизайна и управлението на работния процес. Системите трябва да могат да се адаптират към промените в работното натоварване, процесите и технологията. Модулни работни процеси разделяйте сложните задачи на по-малки компоненти, за да улесните добавянето, премахването или модифицирането им. Автоматизация също е важно за мащабируемостта. Облачно базирани решения може да предостави изчислителни ресурси при поискване. За да оптимизирате ефективността, прегледайте и наблюдавайте показателите за ефективност. Над 40% от предприятията ще приеме софтуера RPA до 2023 г. – подчертавайки необходимостта от автоматизация при проектирането на работния процес. Запомнете – на най-добрата система за сигурност е толкова сложно, че не можете да запомните паролата си!

Внедряване на сигурност и разрешения

Сигурността и разрешенията са ключови за добрия дизайн и изпълнение на работните потоци. За да защитите информацията, е важно да настроите мерки за сигурност, които защитават чувствителните данни и спират неоторизиран достъп. Ето 6 стъпки, които да ви помогнат да внедрите правилно сигурността и разрешенията:

1. Местоположение на чувствителни данни : Започнете, като намерите цялата информация, която се нуждае от защита. Това може да включва финансова информация или данни за клиенти.
2. Определяне на нивата на достъп : Решете кои потребителски групи се нуждаят от пълен контрол върху определени типове данни и кои групи изискват само ограничен достъп.
3. Създаване на разрешения въз основа на роли : Задайте роли на всяка потребителска група, като решите какво могат да правят в системата на работния процес.
4. Внедряване на политики за пароли : Уверете се, че всички потребители имат сигурни пароли, които отговарят на изискванията, като буквено-цифрови низове или специални знаци.
5. Създаване на правила за споделяне на файлове : Създайте ясни насоки за споделяне на файлове във вашата организация. Решете кой може да споделя документ и как да ограничите споделянето на файлове въз основа на регион, часова зона и т.н.
6. Използване на регистрационни файлове за активност : Проследявайте всички действия на работния процес, предприети от потребителите чрез регистрационни файлове или одити, така че можете да преглеждате дейностите, ако нещо изглежда нередно или ако се случи нещо лошо.

Също така е важно членовете на екипа да бъдат обучени за най-добрите протоколи за сигурност. Научете ги как да откриват потенциални проблеми като фишинг имейли, злонамерени изтегляния, редовна смяна на пароли и др.

И накрая – процесите на одобрение трябва да бъдат добре дефинирани. Важно е да имате стриктни насоки за ръководство, тъй като одобренията вървят нагоре по веригата – това спира някой с лоши намерения да наруши протокола поради вратички.

Като следват тези стъпки, компаниите могат да защитят своите чувствителни данни и да увеличат отчетността. Дори най-добрият дизайн на работния процес не може да компенсира мениджър, който вярва, че „микроуправление“ е синоним на „ефективно лидерство“.

Поддържане на ефективността и оптимизацията на работния процес.

За да се запази производителността и оптимизацията, анализирането и подобряването на процесите трябва да се извършва редовно . Дефинирайте и наблюдавайте Ключови показатели за ефективност (KPI) за намиране на тесни места. Инструментите за автоматизация и процедурите за стандартизиране също могат да помогнат.

Комуникацията и сътрудничеството между членовете на екипа са от съществено значение . Трябва да се провеждат обучителни сесии, така че хората да знаят своите роли и всички нови промени в работния процес. Обратната връзка от клиенти или клиенти трябва да бъде включена в оптимизацията на работния процес. Помага за персонализиране на работните потоци, за да ги обслужва по-добре.

McKinsey & Company проучване показва, че оптимизирането на работните процеси може да донесе повишаване на производителността с 30% .

често задавани въпроси

Въпрос: Какво е работен поток в SharePoint?

О: Работният поток в SharePoint е поредица от автоматизирани стъпки, които помагат за рационализиране на бизнес процесите и задачите. Обикновено включва движение на документи, задачи или елементи между потребители или групи за одобрение, преглед или редактиране.

Въпрос: Как мога да създам работен поток в SharePoint?

О: За да създадете работен поток в SharePoint, първо трябва да идентифицирате бизнес процеса или задачата, която искате да автоматизирате. След това използвайте SharePoint Designer или Microsoft Power Automate, за да създадете персонализиран работен поток, който отговаря на вашите нужди.

Въпрос: Какво е SharePoint Designer?

О: SharePoint Designer е безплатен инструмент от Microsoft, който ви позволява да персонализирате и създавате работни потоци в SharePoint. Той предлага набор от действия и условия, които ви позволяват да изградите сложни работни потоци, които автоматизират вашите бизнес процеси и задачи.

Въпрос: Какво представлява Microsoft Power Automate?

О: Microsoft Power Automate е базиран на облак инструмент, който ви позволява да създавате автоматизирани работни потоци между SharePoint и други приложения. Той предлага набор от шаблони и конектори, които опростяват процеса на създаване на персонализирани работни потоци.

Въпрос: Как мога да тествам и отстранявам грешки в моя работен процес на SharePoint?

О: SharePoint Designer и Microsoft Power Automate предлагат инструменти за тестване и отстраняване на грешки, които ви позволяват да изпълнявате и отстранявате неизправности във вашите работни потоци. Можете също така да използвате вградената функция за регистриране на SharePoint, за да проследявате състоянието на вашите работни потоци и да идентифицирате евентуални проблеми.

Въпрос: Има ли най-добри практики за създаване на работен поток на SharePoint?

О: Да, има няколко най-добри практики, които да следвате, когато създавате работен поток на SharePoint, включително дефиниране на ясни цели, използване на описателни имена за вашите действия в работния поток, включване на обработка на грешки и пътища за ескалация, тестване и прецизиране на вашия работен процес и гарантиране, че всички заинтересовани страни са обучени за неговата употреба и ползи.