Адам Хеншъл 30 юни 2023 г. Бизнес процеси , процеси , контрол на качеството Разбирането на качеството и стремежът към подобряването му е може би основната цел зад предприемането на подобрения на процесите. Оттук и създаването на цикъла на Деминг.
Но откъде идва тази философия за подобряване на процеса?
Един ключов човек е Уилям Едуардс Деминг – понякога наричан Едуард У. Деминг. Той е основно статистик, но дори може да се нарече философ на науката.
Целта на Деминг беше да приложи отново научния метод към бизнес процесите и ни остави два основни варианта на неговото мислене: PDSA и PDCA.
В тази статия ще очертаем:
- Какво представлява цикълът на Деминг с неговата история
- Как да приложите цикъла на Деминг, за да подобрите вашите бизнес процеси
- Важната разлика между PDSA и PDCA
- Как PDSA се използва в областта на медицината
Подходът на Деминг не е само за подобряване на процесите, а за подобряване на целия бизнес.
В скорошно мета-проучване от Британско медицинско списание , изследователите установиха, че само 2 от 73 проучвания са приложили PDSA по начин, който напълно отговаря на критериите. Коментиране:
За да се напредне в развитието на науката за подобряване, по-доброто разбиране на използването на методи за подобряване, включително PDSA, е от съществено значение, за да се направят надеждни заключения относно тяхната ефективност .
И затова пишем тази статия!
Какво представлява цикълът на Деминг с неговата история
( Източник )
Цикълът на Деминг е модел за непрекъснато подобряване на качеството, който се състои от логическа последователност от четири ключови етапа: Планиране, Правене, Проучване и Действие.
През 20-те години на ХХ в. видният статист Уолтър А. Шухарт въведе модел, състоящ се от Планирай, Направи, Виж – който може да се счита за една от най-важните перспективи за подобряване на процеса на ранен етап. Деминг вижда собствения си цикъл като естествено продължение на този модел.
Опитното обучение на Деминг като инженер му даде представа за индустриалните процеси и материалната реалност на опитите за стандартизиране на операциите, за да функционират в мащаб. По-късно той изучава математическа физика, което го поставя в силна позиция да допринесе за нарастващата наука за статистиката. Техниките на Деминг за вземане на проби, например, все още се използват от Министерството на преброяването на населението на САЩ и Бюрото по трудова статистика.
Един от големите успехи на работата на Деминг може да се разглежда като влиянието му върху японското следвоенно икономическо чудо; където икономиката на Япония се възстанови от щетите по време на войната, за да се утвърди като втората по големина икономика в света.
През 1950 г. той изнася реч пред конгресния център Хаконе в Токио относно концепцията си за Администриране на статистическото качество на продуктите . Темите на тази реч са тези, които ще изследваме в тази статия, по-специално:
азбучен ред
- Наличие на система за непрекъснато подобряване на качеството
- Намаляване на дефектите чрез по-високи нива на еднородност на качеството
- Разбиране какво трябва да означава качество в контекста
Работата на Деминг се разширява допълнително в концепциите за търговия и управление, но ние ще се съсредоточим основно върху подобряването на процеса. Ако искате да прочетете повече от гледната точка на Деминг от първа ръка, можете да получите достъп до неговия текст Новата икономика в Google Scholar сега с отворени за достъп уводни секции.
Как да приложите цикъла на Деминг, за да подобрите вашите бизнес процеси
Както установихме, цикълът на Деминг е четириетапен подход към непрекъснато подобрение. Този раздел описва всеки от четирите етапа и обяснява как можете да внедрите всеки етап във вашия бизнес, за да подобрявате непрекъснато качеството и процесите.
Планирайте
- Разберете вашата дефиниция за качество
- Как да разберете дали промяната е подобрение?
- Можете ли да предвидите резултатите си?
Първата цел в рамките на цикъла на Деминг е да планирате предварително, за да разберете какво искате да постигнете. Това е както практическа, така и теоретична стъпка.
От една страна, вие не се занимавате с научни открития, а с бизнес процеси. Така че имате ясно намерение да подобрите нещо в рамките на бизнеса, било то оперативно или по отношение на продукта. Това ръководи крайната ви цел по време на разследването.
От друга страна, вие също тествате собствените си предсказващи и аналитични методи. До каква степен можете да диагностицирате съществуващите си проблеми? Колко добре можете да оцените постиженията си? Какви проблеми ще възникнат, които можете да подчертаете предварително?
Етапът на планиране е както опит да подобрите вашите резултати, така и научно изследване на вашия собствен капацитет да разберете вашия бизнес.
На този етап ще искате да тествате и анализирате какво в момента не е наред с продукта или как може да бъде подобрен. Също така ще се опитате да разберете какви промени можете да направите, за да се справите с тези проблеми или да направите нещо по-добро. Ще се опитате да очертаете оперативно как това подобрение може да бъде управлявано и постигнато. И накрая, ще се надявате да можете да предвидите резултатите от вашите усилия за подобряване на процеса.
Направи
- Започнете с тестване в малък мащаб
- Прилагайте итеративни промени в експериментите си, за да тествате променливи
- Документирайте всяка стъпка
При изпълнението на плана Деминг ще продължи да повтаря колко е важно да останем верни на научните ценности, залегнали в разследването.
Вместо просто да решите да направите промяна и внезапно да преразгледате всички операции, жизненоважно е промяната да се извършва бавно и итеративно, докато се тестват хипотези. Използването на проучвания, които могат да бъдат измерени спрямо контролни групи, ви помага да разберете по-добре данните, които получавате, което ви позволява не просто да подобрите резултата си, но и да разберете точно защо резултатът ви е бил подобрен от промените, които сте предприели.
За Деминг трябва да извършите внедряването така, сякаш е научен експеримент.
Проучване
- Вашите резултати съвпаднаха ли с вашите прогнози?
- По какви начини резултатите се различават и защо?
- Как можете да тествате променливи, които преди това не са били отчетени?
Етапът на изследване е ключовата точка за разграничаване от цикъла PDCA. За Деминг резултатите от планирането и изпълнението ще бъдат показани на този етап. Резултатите обаче са по-големи от това дали процесът се е подобрил или не. Резултатите включват дали процесът се е подобрил или не поради причините, които сте смятали, че ще се подобри. Те ще включват също дали сте успели да предвидите променените резултати предварително.
Етапът на изследване, за Деминг, ни учи да правим заключения като учени, вместо просто да питаме дали е проработило. Въпросът към Деминг не е дали работи? но защо проработи? .
Можем да видим този етос в следния цитат от Институтът Деминг :
Д-р Деминг наблегна на цикъла PDSA, а не на цикъла PDCA, като третата стъпка наблегна на изследването (S), а не на проверката (C). Д-р Деминг установи, че фокусът върху Check е по-скоро върху прилагането на промяна, с успех или неуспех. Фокусът му беше върху прогнозирането на резултатите от усилието за подобрение, изучаването на действителните резултати и сравняването им с евентуална ревизия на теорията. Той подчерта, че необходимостта от разработване на нови знания, от учене, винаги се ръководи от теория. За сравнение, фазата на проверка на цикъла на PDCA се фокусира върху успеха или неуспеха на план, последван от необходимите корекции на плана в случай на неуспех .
действайте
- Приложете препоръчаните от вас промени
- Проследявайте ефективността и данните във времето
- Предоставете цялата документация на компанията за подобряване на вътрешната теория
Етапът на действие е както последният етап от нашия процес, така и първият етап от следващия ни цикъл.
На практическо ниво етапът на действие може да доведе до прилагане на практиките на едно от контролираните проучвания в бизнес операциите. Сега, след като научихме, че продукцията може да бъде увеличена чрез правене действие x , искаме да направим действие x във всеки съответен отдел.
Етапът на действие е както внедряването на подобрения в компанията, така и внедряването на нови знания в нашата теория за нашата собствена компания. Етапът на акта трябва да се опита да синтезира новата информация, събрана в етапа на проучване, с нашето по-широко разбиране за това как функционира нашият бизнес.
Подобно на резултатите от повтарящи се експерименти създават нови знания, полезни както за условията на тези експерименти, така и за цялото научно познание, така и вашите резултати трябва да бъдат включени в нови помещения, от които можете да започнете цикъла отново.
( Източник )
След като покрихме всеки от четирите етапа на цикъла на Деминг и сме запознати с концепцията, мога да ви покажа шаблон за управление на промените в PDCA, създаден от екипа на Process Street, за да ви помогне със следното:
- Започнете нов проект за подобрение
- Разработете нов или подобрен дизайн на процес, продукт или услуга
- Определете повтарящ се работен процес
- Планирайте събирането и анализа на данни, за да проверите и приоритизирате проблемите или първопричините
- Внедряване на промени
- Работете за непрекъснато усъвършенстване
За да получите този шаблон, щракнете върху връзката по-долу, добавете го към вашия акаунт и следвайте инструкциите. Ако все още не сте потребител на Process Street, можете Регистрирай се за безплатен пробен период; отнема 5 секунди.
Щракнете тук, за да получите достъп до контролния списък на процеса на модела за управление на промените в PDCA
захранване на някои API
Важната разлика между PDSA и PDCA
Вече разгледахме малко някои от елементите, които разделят PDSA и PDCA.
На пръв поглед разликата изглежда е включването на етапа на проучване срещу етапа на проверка. Изглежда малка разлика. Но според Деминг тази разлика е много по-дълбока.
Следва кратък откъс от отлична статия, озаглавена Обръщане назад от Моен и Норман:
На 17 ноември 1990 г. Деминг пише писмо до Роналд Д. Моен, за да коментира ръкописа за подобряване на качеството чрез планирани експерименти, съавтор на Моен, Томас Р. Нолан и Лойд П. Провост. Не забравяйте да го наричате PDSA, а не корупционния PDCA, пише Деминг в писмото.
За Деминг PDCA означава да третирате вашите процесни експерименти като тестване на хипотези – проработи ли или не? Вярна ли беше хипотезата или алтернативата?
Можете да прочетете повече за тестването на хипотези в скорошната ми статия: DMAIC: Пълното ръководство за Lean Six Sigma в 5 ключови стъпки
PDCA се отнася, в очите на Деминг, като подобряване на процеса чрез намаляване на дефектите; чрез фокус върху механиката на самия процес.
Деминг не вижда нищо лошо в това, когато се използва правилно, но не съвпада с цялостната му философия за това какво подобряване на процеса е. Целта на Деминг беше да претълкува Научният метод на Бейкън за практическа употреба при подобряване на бизнес процесите. В очите на Деминг тази дискусия засяга сърцето на философия на науката .
Един от големите успехи на теорията на Бейкън за научния метод и изяснен по-задълбочено от Имануел Кант , беше начинът, по който обвърза два конкурентни подхода за това как хората могат да намерят истината. Тези два епистемологични подхода – опростени – спорят между тестването на нещата в материалния свят чрез наблюдение и експеримент и използването на инструменти като логика и математика за разкриване на истини.
Големият успех на науката дойде от философите, които обвързаха тези два подхода и създадоха стабилен многоцелеви метод на изследване, който е движел човешкото познание и иновации.
За Деминг PDSA се стреми да изгради теория. От теорията можем да научим повече за нашите бизнеси и как съществуват, по този начин ще можем да ги подобрим и адаптираме. Ние предприемаме експерименти, за да тестваме и информираме нашата теория, като изграждаме познанията си за нашата компания по начина, по който бихме изградили сложна научна теория.
Деминг вижда, че на PDCA липсва тази научна строгост и този елемент на теория – той вижда, че е твърде загрижен за тестване на хипотези и други опростени средства за разследване.
Ключовият въпрос тук е качество . Деминг доста осъжда твърденията, че качеството е отговорност на индивида, работещ в даден процес, вместо това, вярвайки, че качеството е в ръцете на президента на компанията. Причината е, че Деминг настоява качеството да бъде основният двигател в рамките на една голяма теория на бизнеса – как един бизнес трябва да управлява, работи, проектира и произвежда.
Като такова, качеството, дефинирано като нулеви дефекти – както се вижда през очите на PDCA или Six Sigma – липсва теория за битието.
Деминг иска да подсили значението на тази теория за качеството през всички етапи на процеса.
Ако погледнем неговия текст, Новата икономика , виждаме безброй примери, където той илюстрира това:
[За автомобилите] Производителността и стилът, каквото и да означават тези думи в съзнанието на клиентите, трябва да показват постоянни признаци на подобрение. Нулевите дефекти не са достатъчни.
В друг раздел той обсъжда присъствието на конференция и слушането на 10 различни презентации на доклади от екипи за намаляване на дефектите. Той описва аудитория от 150 души, които слушат внимателно, искат да учат и да се усъвършенстват. Той коментира:
Мисля, че те не разбраха, че усилията им могат да бъдат във времето изключително успешни – без дефекти – докато компанията им запада .
Деминг илюстрира своята теория за качеството, като се обръща към коментарите на президент на компания за това откъде идва качеството и чия е отговорността да го гарантира, което се вижда на това изображение по-долу:
Един от начините да мислим за теорията е да играем върху фокуса на Деминг върху производителите на автомобили.
Ако погледнем Ford, който без съмнение все още се представя чудесно, виждаме компания с огромно индустриално влияние и невероятно ефективни производствени процеси; Почти сигурно Форд произвежда на шест сигми. И все пак, въпреки всичко това, Tesla има по-висока пазарна капитализация и изглеждат в съзнанието на обществеността бъдещето на автомобилите.
Простото намаляване на дефектите в процесите не води непременно до променяща играта иновация.
Идеята за запазване на качеството, централна за методологията за подобряване на процеса, е това, което Деминг вижда като разграничител между неговия процес PDSA и по-подробния и тесен PDCA.
премахнете паролата за Windows
Ето още три шаблона на Process Street, които можете да използвате, за да подобрите качеството чрез непрекъснато подобряване.
FMEA шаблон: Режим на повреда и анализ на ефектите
Използвайте този шаблон, за да идентифицирате отделни проблеми или грешки, които могат да възникнат в рамките на даден процес. След това намерете причините за тези проблеми и неуспехи и ги подредете по важност. Веднъж приоритизирани, тези проблеми могат да бъдат решени и процесът да бъде оптимизиран.
Щракнете тук за достъп до FMEA шаблона: Анализ на режима на отказ и ефектите!
Шаблон за SWOT анализ
Използвайте този шаблон, за да анализирате вашата организация, проект или процес, като използвате четири атрибута (силни страни, слаби страни, възможности и заплахи), за да определите стратегия за подобрение или оптимизация. Полезно е за оценка на рисковете и потенциалните награди, като същевременно разбира най-важните фактори, които влияят върху успеха (или провала) на бизнеса, проекта или процеса.
Щракнете тук за достъп до шаблона за SWOT анализ!
McKinsey 7-S модел процес контролен списък
Използвайте този шаблон, за да подчертаете слабостите във вашата организация и областите, които изискват най-много подобрения. Шаблонът ви насърчава да анализирате следните 7 аспекта на вашата компания и да опишете подробно как всеки аспект влияе един на друг:
- Стратегия
- Структура
- системи
- Споделени ценности
- стил
- Персонал
- Умения
Щракнете тук, за да получите достъп до процеса на проверка на модела McKinsey 7-S!
Как PDSA се използва в областта на медицината
( Източник )
Както посочихме във въведението, PDSA рутинно се прилага лошо или неправилно в областта на медицината с BMJ хартия заявявайки:
Използването на тези критерии за оценка на рецензирани публикации на цикли на PDSA демонстрира непоследователен подход към прилагането и докладването на цикли на PDSA и липса на придържане към ключовите принципи на метода. Само 2/73 статии демонстрираха съответствие с критериите във всичките пет принципа .
Двете работи, които преминаха теста, в случай че искате да ги прочетете, бяха:
- Lynch-Jordan AM, Kashikar-Zuck S, Crosby LE, et al. Прилагане на методи за подобряване на качеството за прилагане на система за измерване на увреждане, свързано с хронична болка. J Pediatr Psychol 2010; 35: 32–41. Безплатен достъп тук .
- Varkey P, Sathananthan A, Scheifer A, et al. Използване на техники за подобряване на качеството за подобряване на обучението на пациентите и консултиране относно диагнозата и управлението. Qual Prim Care 2009; 17: 205–13. Безплатен достъп тук .
И така, кои 5 критерия решиха изследователите на BMJ, че е необходимо да бъдат изпълнени, за да се счита, че PDSA се прилага правилно?
Да проучим!
Отразяване на научния метод
…формулиране на хипотеза, събиране на данни за тестване на тази хипотеза, анализиране и тълкуване на резултатите и правене на изводи за повторение на хипотезата .
Най-основният принцип за изследователите е, че изследванията, които анализират, ясно следват основните елементи на научния метод. Достатъчно просто.
Започвайки с тестове в малък мащаб
Прагматичните принципи на циклите на PDSA насърчават използването на малък мащаб, итеративен подход към тестовите интервенции, тъй като това позволява бърза оценка и осигурява гъвкавост за адаптиране на промяната според обратната връзка, за да се гарантира, че са разработени решения, подходящи за целта .
Авторите бързо отбелязват допълнителните предимства на тестването в малък мащаб, включително:
- Свобода на изследователите да действат и да учат
- Минимизиране на риска за пациентите
- Минимизиране на необходимите нива на организация и ресурси
- Предоставяне на възможност за ангажиране на заинтересованите страни в началото на процеса
Прогнозиране на вашите резултати
В съответствие с научния експериментален метод, цикълът PDSA насърчава прогнозирането на резултата от тест за промяна...
Това изисква силно познаване на това, което искате да направите и как ще работи в контекста на сложен сценарий с множество променливи. Колкото по-силна е теорията, толкова по-добре могат да бъдат отчетени тези променливи. Възможността да предвидите резултатите предварително е по-голямо валидиране на вашата теория от това дали експериментът е проработил или не.
Измерване на вашите данни във времето
Като признание за работа в сложни настройки с присъща променливост, измерването на данните във времето помага да се разберат естествените вариации в дадена система, да се повиши осведомеността за други фактори, влияещи върху процесите или резултатите, и да се разбере въздействието на дадена интервенция.
Продължителното тестване във времето помага да се разкрият по-голям брой променливи, които могат да окажат влияние върху резултатите. Деминг, в Новата икономика , обсъжда проектирането на врата за кола: теглото на вратата трябва да бъде усъвършенствано, но трябва да бъде изложено на ветровити дни, дъждовни дни и износване, преди да разберете дали е правилно.
Документиране на вашите процеси и открития
Както при всички научни методи, документирането на всеки етап от цикъла на PDSA е важно за подпомагане на научното качество, местното обучение и размисъл и за гарантиране на улавянето на знания в подкрепа на организационната памет и възможността за прехвърляне на обучението към други настройки .
грешка на quickbooks 1603
Ако подходът на Деминг е за изграждане на цялостна теория за вашия бизнес, от която да оперирате, тогава няма смисъл да не документирате дейностите си. Всяко откритие е точка от данни, а не само дали експериментът е работил или не. Без всички точки от данни теорията, която движи вашия бизнес напред, няма да бъде възможно най-добрата.
Не просто оптимизирайте процес, подобрете го!
( Източник )
Подходът на Деминг изглежда иска да свалим мигачите.
Спрете да гледате отблизо само на малки промени, за да премахнете неефективността на процесите, и започнете да мислите мащабно за това как вашите процеси могат да бъдат подобрени, за да се повиши качеството – в каквото и качество да съществува.
За да ви помогнем с това и да дефинирате процеса, който искате да оптимизирате, измерете как работи в момента, анализирайте как може да бъде оптимизиран, решете как да го подобрите, внедрите новия процес и създайте план за измерването му и прегледа му отново в бъдеще, не се колебайте да използвате този процес за оптимизиране на процес:
Щракнете тук за достъп до Процеса за оптимизиране на процес
Споменах Process Street няколко пъти по време на тази публикация и ви дадох пет страхотни шаблона за метод за подобряване на Process Street, които можете да вземете и да използвате до насита, но може би се чудите кой точно е Process Street ?
Кой е Process Street?
Процесната улица е свръхмощни контролни списъци . Това е най-съвременният софтуер за управление на бизнес процеси (BPM), който е специализиран в това да направи повтарящата се работа забавна, бърза и безупречна за екипи навсякъде.
Разгледайте този уводен видеоклип или прочетете тази помощна статия, за да разберете малко повече за това кой е Process Street:
Както можете да видите, с Process Street можете да създадете процес за всичко и всичко; от назначаването на нов служител до написването на ежедневния ви списък със задачи.
Изберете процес, създайте шаблон за избрания процес или използвайте един от многото ни предварително направени шаблони (като тези, които ви дадох в тази публикация) и всеки път, когато трябва да преминете през този процес, стартирайте индивидуален контролен списък от този шаблон. Контролните списъци могат да бъдат толкова прости или толкова подробни, колкото искате.
Създавайте интуитивни и полезни задачи, като използвате тези функции:
- Спрете задачите
- Динамични крайни срокове
- Разрешения за задачи
- Условна логика
- Задачи за одобрение
- Вграждане на джаджа
- Разпределение на ролите
Или се свържете с хиляди приложения чрез Zapier , webhooks или API интеграция, за да автоматизирате възможно най-голяма част от процеса си и да улесните живота си.
Гледайте този уебинар за повече информация как наистина да автоматизирате вашите процеси:
Ако искате да прочетете по темата за подобряване на процесите, разгледайте тези свързани статии
Статии, свързани с подобряване на процеса
- Подобрения на процесите: Вашият най-добър набор от инструменти със 17 безплатни шаблона
- Подобряване на процесите: Спрете лошите процеси, които убиват вашия бизнес
- Пинч анализ: Съвети за подобряване на процесите от термодинамиката, автомобилите и готвенето
- Agile ISO: Как да комбинирате съответствие с бързо подобряване на процесите
- Ръководство за подобряване на процеса
- Правене на творчески подобрения на работния процес
- 24-те най-добри платформи за управление на бизнес процеси за 2019 г
- Основни бизнес процеси и управление на бизнес процеси
И така, за да завършим тази публикация; според Деминг трябва да използваме същите нива на научна строгост, които очакваме от най-добрите изследователи. Трябва да изградим голяма теория за качеството в нашия собствен бизнес и да адаптираме всеки процес, за да служи на своята роля в посрещането на тези нужди.
Деминг е един от дядовците на управлението на процесите и подобряването на качеството, но, както показва проучването на BMJ, ние трябва да бъдем превъзпитани на неговите идеи сега, както винаги.
Използвали ли сте PDSA във вашия бизнес? Чел ли си The New Economics? Кажете ми вашите мисли и опит в коментарите по-долу!
