Оливър Питърсън 6 юли 2022 г. Бизнес операции Непрекъснатото подобряване без събиране на данни е като шофиране в пресечена местност без знаци или карта.
Събирането на данни е от жизненоважно значение за извършване на подобрения, защото без него няма реално доказателство за съществуващ проблем.
Защо правите подобрения? Това наистина ли е проблем или просто сте изкривени от чувство на неудовлетвореност в момента?
Да, разочарованието ви може да ви даде указания за това какъв е основният проблем, но разчитането само на чувствата ви няма да ви даде точни резултати в дългосрочен план.
Това е мястото, където събирането на данни може да помогне. Нашата функция за анализ може да се използва за начертаване на обективна, безпристрастна картина на текущото състояние на всеки даден процес и да помогне за подчертаване на потенциални области, които могат да бъдат подобрени.
И така, нека започнем, като преминем през нашите 5 стъпки за непрекъснато подобрение за оптимизиране на процеса:
- Стъпка 1: Идентифицирайте процеса, който трябва да се подобри
- Стъпка 2: Оценете ефикасността и определете подобренията
- Стъпка 3: Внедрете подобрения на процеса
- Стъпка 4: Тествайте и проследете актуализирания процес
- Стъпка 5: Оптимизирайте процеса с автоматизация
Стъпка 1: Идентифицирайте процеса, който трябва да се подобри
Никой процес не е перфектен, но има някои, които може постоянно да ви създават проблеми. Ето откъде трябва да започнете.
Отбележете процеса, който най-често губи времето и ресурсите на вас и вашия екип.
Тогава ще трябва да разберете напълно този процес, като отговорите на следните въпроси:
- Каква е целта на процеса?
- Кога започва и свършва?
- Какви са отделните дейности в процеса?
- Какви отдели/служители са включени?
- Каква информация се пренася между стъпките?
Отговорите на тези въпроси трябва да помогнат да се подчертаят всички елементи, които изграждат процеса, и да се изясни как най-добре да се подходи към оптимизирането му, като се започне от конкретните цели, които този процес се опитва да постигне.
Защо трябва да документирате вашите процеси
Преди да продължим напред, важно е да се запитате: Колко добра е моята документация за процеса?
Може да знаете кои процеси трябва да бъдат актуализирани, но освен ако нямате ясна документация за процеса, непрекъснатото подобряване е по същество невъзможно.
как да изтеглите файл на sharepoint
Непрекъснатото подобряване работи само ако можете да погледнете как е работило нещо преди и да го сравните с промените, които сте направили. Наличието на ясно написана, достъпна документация за процеса е най-добрият начин за улесняване на непрекъснатото подобряване.
Стъпка 2: Оценете ефикасността и определете подобренията
Сега, след като сте изложили своя процес, е време да оцените неговата ефективност и да определите кои подобрения биха били най-оптимални.
Започнете, като запишете силните и слабите страни на процеса. Това ще ви помогне да разберете какво работи и какво не и къде могат да се направят подобрения.
Може да откриете, че някои от задачите изобщо не са необходими за постигане на крайната цел. Ако се сблъскате с това, обмислете консолидирането на някои от тези задачи или дори направо да се отървете от тях. Винаги е по-добре да имате процес, който е кратък и точен, отколкото процес, който може да е прекалено сложен или объркан в това, което се опитва да постигне.
Стъпка 3: Внедрете подобрения на процеса
Ако вашият процес е добре документиран или още по-добре, използвате софтуер за управление на процеси, тази задача трябва да е толкова лесна, колкото преминаването през процеса стъпка по стъпка и извършването на промени, докато вървите.
Най-добрата практика за непрекъснато подобряване е да повтаряте нови версии на процес всеки път, когато правите промени. Това помага да се предотвратят повреди на нещата и улеснява проследяването и сравняването на данни между различни версии на процес, така че можете точно да определите дали промените са наистина подобрения или не.
Друг съвет е да поддържате прост регистър на всички промени, които правите през всяка итерация, така че да е по-лесно да споделяте знания и да гарантирате, че всеки разбира какви промени са направени, от кого и кога.
Стъпка 4: Тествайте и проследете актуализирания процес
Тестването е важно, най-вече за да се уверите, че не сте счупили нищо. Преминете през процеса, в идеалния случай във възможно най-близки до реалните условия, и се уверете, че всичко работи според очакванията.
Помислете за крайната цел на процеса – тя все още ли се постига?
След като установите, че подобренията на процеса са функционални, можете да започнете да събирате данни, за да оцените успеха на всички промени.
Използване на Process Street Analytics
Възможността да видите ефективността на вашите процеси, вашия екип или клиенти е от решаващо значение за разбирането дали промените, които сте направили, всъщност са по-ефективни или не.
Информация като напредъка на задачата и активни/завършени изпълнения на работния процес може да ви помогне да откриете тесните места и да добиете представа как вашият екип реагира на промените.
Щракнете тук, за да научите повече за функцията за анализ на Process Street.
Стъпка 5: Оптимизирайте процеса с автоматизация
На този етап по същество сте готови. Вие сте идентифицирали и внедрили подобрения и трябва да можете да проследявате тези промени във времето, за да оцените успеха.
Но ако искате да направите допълнителната миля и да извлечете максимума от вашия софтуер за управление на работния процес, време е да помислите кои задачи (ако има такива) могат да бъдат автоматизирани.
Първо – само за да го махна от пътя – ако използвате хартия, почти сигурно ще видите печалби в ефективността, ако преминете към цифрово управление на процеси.
как да излезете от работния плот на Outlook
За останалите от вас, ако прехвърляте данни между приложения (добавяйки Dropbox файлове ръчно към Google Диск, например), трябва да видите дали можете да премахнете ръчните задачи с една от нашите собствени автоматизации.
Също така си струва да проверите Zapier, Power Automate и Make.com тъй като там има много автоматизации.
Какво мислите за нашите 5 стъпки за непрекъснато подобряване? Имате ли някакви съвети, които може да сме пропуснали? Кажете ни в коментарите по-долу!
