Какво е процес? Нескучно ръководство за обикновени хора

Процесите са много по-интересни, отколкото си мислите първоначално. Това не е някаква шега - те са интересни, кълна се. Но какво е процес?

Въпреки че са дефинирани като набор от взаимосвързани работни задачи, инициирани в отговор на събитие, което постига конкретен резултат , има малко предистория, която ни помага да преминем през корпоративните транквиланти и да разберем какво е процес и защо процесите имат значение.

Първо, няколко примера за процеси:

• Почистване на магазина
• Намиране на имейл адрес
• Внедряване на софтуер
• Профилиране на клиенти
• Назначаване на нов служител
• Планиране на сватба

Но защо са тези процеси? Защо те не са просто работа за вършене? Въпросът е, че когато формализирате процес, мислите за работния поток с мисъл за продуктивността и това го прави по-лесен за изпълнение и оптимизиране.

как да блокирам bing в chrome

Първият в историята бизнес процес

Най-ранното известно определение на бизнес процес идва от шотландски икономист Адам Смит . Разграждайки идеята си до най-прости елементи, през 1776 г. той описано бизнес процес на място в теоретична фабрика за щифтове, включващ 18 отделни хора, за да направят един щифт:

Един човек изтегля телта, друг я изправя, трети я реже, четвърти я насочва, пети я шлайфа отгоре, за да получи главата: за да се направи главата, са необходими две или три различни операции: да я поставиш е конкретна работа, да се избелят карфиците е друга ... и важната работа за правене на карфици е, по този начин, разделена на около осемнадесет различни операции, които в някои манифактури всички се извършват от различни ръце, въпреки че в други един и същ човек някога ще изпълнете две или три от тях.

Защо трябва да ни интересува колко хора са необходими, за да направят щифтовете или колко стъпки има в процеса? Е, Смит откри това чрез създаване на процес и възлагане на стъпките на отделни специалисти, производителността се увеличи 24 000% .

Работата на фабрика за карфици от 18-ти век и образът, вдъхновил Адам Смит да напише първата дефиниция на бизнес процес.

Използване на процеси за работа 5 пъти по-бързо

За разделението на труда е необходим процес, защото задачата вече не е само в главата на един човек.

Инженерът по щифтове с пълен стек може да е добър човек, който да напише процеса, но не трябва да го изпълнява сам от началото до края — работата е 240 пъти по-ефективна, когато е разделена между специалисти по щифтове: човекът, който реже кабели за щифтове цял ден е по-малко погрешно от майстора на соло щифта. Нека спрем да говорим за карфици.

В една зимна сутрин през 1907 г. Хенри Форд заведе Чарлз Е. Соренсен Завод Пикет Авеню , празна сграда в Детройт, която ще се превърне в родното място на първата масово произвеждана достъпна кола в Америка. Ще започнем напълно нова работа, каза той на ръководителя на производството.

Заводът Piquette Avenue в Детройт, Мичиган. Сайтът за най-влиятелното внедряване на бизнес процеси в света.

Форд обясни идеята си за нов процес. Вместо един занаятчия да създава продукт сам, всеки беше научен да върши една от 84 прости, повтарящи се работи. С този нов подход към процесите Ford съкрати времето за производство на Модел Т от 12,5 часа на 2,5 часа.

Това беше не само триумф за банковата сметка на Ford, но и един от най-революционните моменти, случвали се някога, не само в историята на автомобилите или производството, но и в цялата история на бизнеса.

Трите типа процеси, от които се нуждае всеки бизнес

Ти знаеш това процесите са набор от логически инструкции, които трябва да бъдат изпълнени от началото до края , но знаете ли, че има три вида процеси? Това са:

• Управленски процеси
• Оперативни процеси
• Поддържащи процеси

Процеси на управление

Процесите на управление не са толкова лазерно фокусирани върху поемането на задача от началото до края, колкото са фокусирани върху планирането и проектирането на бъдещето на фирмените операции.

Пример за процес на управление може да бъде главен изпълнителен директор, който планира как най-добре да организира времето и енергията на маркетинговия екип за стартиране на PR кампания. Процесната част ще бъде разпределяне на ресурси, определяне на времеви рамки и проверка дали системите са налице и оптимизирани.

Оперативни процеси

Оперативните процеси се отнасят до вашия основен бизнес процес. Ако сте компания за тениски, един от основните ви оперативни процеси е приемането на поръчки по телефона. Друг би бил получаването на произведени тениски за изпращане.

как да създадете линейна графика в word

Каквото и да прави вашият бизнес в основата си, трябва да има въведени водоустойчиви процеси, за да направите бизнеса си мащабируем и ефективен.

Поддържащи процеси

Изненадваща изненада — поддържащите процеси поддържат управленските и оперативните процеси. Компанията разчита на тези процеси, за да поддържа планиране и правейки части от бизнеса. Това са процеси като техническа поддръжка, назначаване на служители или наемане на стажанти.

Въпреки че това не е това, което компанията прави, за да печели пари, те улесняват основния поток от приходи и го правят така, че процесите на управление да имат какво да управляват и че оперативните процеси са възможно най-без триене.

Анатомията на един процес

Когато даден процес е документиран на хартия (или да се надяваме, цифрово), това се прави под формата на документ за стандартна оперативна процедура. Въпреки че не са от онези неща, които бихте взели да четете по време на 18-часов полет, те правят процесите много по-лесни за разбиране, разпространение, преподаване и оптимизиране.

SOP може да съдържа:

• Заглавие със заглавие, дата, автор и ID
• Списък с инструкции стъпка по стъпка
• Екипът или индивидът, отговорен за изпълнението на всяка задача
• Ресурсите (оборудване, пари, време, поддържащи екипи), от които потребителят ще се нуждае
• Препратки към други СОП

Обикновено предприятията и държавните органи ще създават сложна документация на SOP. Кликнете тук за пример на въвеждащ документ към набор от SOP, създадени от General Electric за служители, работещи с контролирани от UNICORN системи. Ще забележите, че има таблица с кодови номера и SOP обозначения, както и обяснения на терминологията.

Вземете извлечение от действителен SOP за закупуване на превозно средство тук . Отново, той е много задълбочен и използва същия стил, който много фирми използват, за да се уверят, че SOP е водоустойчив.

… Но понякога SOP няма да е толкова сложен.

По-малките компании пишат ефективни процеси, които просто вършат работата и има по-малко нужда от автор и SOP ID, когато са написани със SOP софтуер, който ще създаде това ръчно. Същото важи и за секцията с препратки, която вече се прави с хипервръзки. По-долу е прост SOP, създаден от Process Street:

Процесите на проблеми решават

В Манифеста на контролния списък — книга, за която не можем да спрем да говорим относно — Атул Гаванде говори за това как е въвел процес на безопасност в болница Джон Хопкинс.

Изглеждаше просто и не беше толкова готино, колкото другите идеи, които бяха имали, като роботизирана хирургия. Но в действителност това беше най-ефективният инструмент, който можеше да бъде приложен, и беше просто лист хартия.

Анкетирани след прилагането на контролния списък, 78% от медицинския персонал в болницата казаха, че са забелязали, че контролният списък предотвратява грешка. И най-доброто доказателство: 93% от хирурзите биха искали контролният списък да бъде използван върху тях, ако са в операционната зала и се подлагат на операция.

Това е процесът:

Следващият пример е по-осезаем, пагубен.

Сутринта на най-горещия ден в годината - 17 юли 1865 г. - два влака, натъпкани предимно с деца, се сблъскват в град Уайтмарш, Пенсилвания, убивайки около 60 и ранявайки над 100.

Картина на Голямата влакова катастрофа от 1856 г. от неизвестен художник

Причината? Уикипедия го има изброени като „човешка грешка“.

Влаковете теглиха много повече вагони, отколкото можеха да поемат, което означаваше, че машинистите трябваше да спират периодично, за да възстановят налягането в двигателя, от което се нуждаеха, за да продължат. С това нестабилно поведение влакът не беше по разписание и не съобщи това на околните гари.

Шофьорът си помисли, че може да навакса загубеното време и да се придържа към графика, така че запали двигателя, поемайки по алтернативен път и мислейки, че ще се освободи от Араминго , друг влак тръгва от Wissahickon приблизително по същото време.

На сляп завой котлите на двата влака се удариха и предизвикаха експлозия, чута на разстояние до 5 мили. Трите най-близки до котлите вагона са разбити на трески, а останалите се запалват и дерайлират.

как да комбинирате дума док

В отговор на това бедствие, Железопътна линия на Северна Пенсилвания коригираха своите процеси. Те постановиха, че два влака, пътуващи в две посоки, няма да споделят една и съща писта, а телеграмната комуникация с близките гари беше задължителна.

Използване на процеси във вашия бизнес

В днешно време фирмите (обикновено) не изчакват, докато настъпи катастрофален провал, преди да обмислят процесите. Ако официално не използвате процеси, никога не е твърде рано.

Вземете си безплатен акаунт в Process Street и започнете да създавате процеси, да систематизирате бизнеса си и да разделяте задачите. Както видяхме, процесите могат да увеличат производителността с 24 000%.

Вземете Пълното ръководство за управление на бизнес процеси

Екипът ви пропуска ли срокове поради несигурни отговорности?

Отнема ли твърде много време на новите служители, за да се присъединят и обучат?

Компаниите, които внедряват процеси, имат 280% по-висок процент на успех по техните проекти (95%) спрямо тези, които не го правят (25%).

Започнете да намалявате разходите за по-малко от седмица, като систематизирате работата на екипа си, премахнете тесните места и елиминирате загубата на време и усилия.

Какво има в книгата?

• Какво е процес? Нескучно ръководство за обикновени хора
• Как процесите защитават вашия бизнес от срив и изгаряне
• Защо нормализирането на отклоненията вреди на вашата компания
• Какво е управление на бизнес процеси? Наистина просто въведение
• Анализ на бизнес процеси (без прозявка)
• Защо трябва да се занимавате с моделиране на бизнес процеси
• Как да преминете към BPM софтуер, когато използвате само хартия
• Реинженеринг на бизнес процеси: Какво да направите, ако бизнесът ви фалира
• Аутсорсингът на бизнес процеси подходящ ли е за вашия малък бизнес?