Какво е работен процес? Ръководство за начинаещи за управление на работния процес

Ако погледнете първата страница на Google за това какво е работен процес, първият резултат е буквално дефиницията в речника.

Последователността от промишлени, административни или други процеси, през които преминава част от работата от началото до завършването.

Тогава имате дефиницията на Kissflow, която не е по-ясна:

Поредица от задачи, която обработва данни по определен път от началото до завършването.

И тогава има, добре, тази страница. И как да дефинираме работен поток?

извадете windows от s режим

Работният процес е начинът, по който вършите работата.

Сега стигаме до някъде.

Какво е работен процес?

Работните потоци са поредица от стъпки, които трябва да бъдат изпълнени в процеса.

Мислете за това буквално като за работа, преминаваща от един етап към следващия, независимо дали това е чрез колега, инструмент или друг процес. Можете да изпълните пълен работен процес самостоятелно (като писане, редактиране и публикуване на публикация в блог) или той може да включва множество хора (като фактуриране на клиент).

Защо работните процеси са важни?

За бизнеса работните процеси могат да станат изключително сложни.

Помислете за процеса на адаптиране на вашия служител. Няколко различни отдела трябва да се координират, за да завършат правилно този процес. В допълнение към загубата на новия ви талант, лошото адаптиране може също да доведе до сериозни проблеми със съответствието.

Именно на това ниво те трябва да бъдат правилно наблюдавани, управлявани и оптимизирани, за да сме сигурни, че са възможно най-ефективни.

Каква е разликата между работни потоци и процеси?

Работния процес и процес често се използват взаимозаменяемо. Като се има предвид, че те често идват като съчетан комплект, това е разбираемо.

Изображението по-горе изброява основните разлики между работни потоци и процеси, но основната точка е:

А процес е метод, използван за изпълнявам последователност от дейности .

А работния процес е инструмент използван за улеснете този метод .

Ако се върнем към примера за включване на служител, процесът включва всички различни стъпки, които трябва да бъдат предприети, като например:

• Попълнени документи
• Настроена работна станция
• обучение

Работният процес очертава тези стъпки в ясна структура, така че е лесно да визуализирате какво трябва да се направи в диаграма или контролен списък.

Най-добри практики за работен процес

За да изградите ефективен работен процес, трябва да отговорите на три важни въпроса:

• Какви точно работи трябва да бъдат извършени?
• Кой отговаря за всяка работа?
• Колко време ще отнеме всяка задача?

Като отговорите на тези въпроси и структурирате отговорите в диаграма или процес, получавате работен процес.

Чрез измерване на работата, която трябва да бъде свършена, можете да управлявате колко оптимално е изпълнена. В противен случай нямате представа какво се случва или къде е тясното място в дейността на вашия екип.

Етапи на работния процес

Изграждането на работен процес се свежда до 5 етапа:

1. Определете задачите, които трябва да бъдат изпълнени
2. Определете кой е отговорен за тези задачи
3. Организирайте задачите в последователност
4. Тествайте работния процес
5. Прегледайте и повторете

От съществено значение е да практикувате непрекъснато подобрение, когато става въпрос за поддържане на вашите работни процеси. Извършването на тези малки настройки по пътя ще гарантира, че вашият работен процес включва само най-необходимите и актуални задачи – и няма да ви се налага да отделяте време за основен ремонт надолу по линията.

3-те основни компонента на работния процес

Въпреки че броят на задачите във всеки работен процес може да варира от 8 до 80, всеки работен процес се състои от 3 основни компонента:

Тригер:Събитието, което започва работния процес. Това може да бъде действие, решение, конкретно време или отговор на нещо.Серия от задачи/работата:Това включва всички задачи, хора и резултати, включени в работния процес.Резултати:Какво произвежда работният процес. Резултат или резултат може да бъде нещо осезаемо като закупуване на услуга или по-абстрактно като достъп до определена информация.

Поредицата от задачи ще заемат по-голямата част от работния процес, но както задействането, така и резултатите са еднакво важни. Ако не знаете къде трябва да започне и завърши вашият процес, вашият работен процес ще бъде доста безполезен.

Видове работни процеси

Тъй като винаги е най-добре да правите нещата по трима, има три основни типа работен процес, с които ще се сблъскате:

• Работни процеси на проекта
• Опростени работни процеси
• Работен поток на условен процес

Разборът на точната разлика между тези типове понякога може да е труден, но, както при всичко, трябва да сте сигурни, че използвате правилния инструмент за работата.

Работни процеси на проекта са най-опростения тип. Обикновено те са еднократни работни потоци, предназначени да поддържат проекта в правилния план, така че резултатите да са навреме, отчетността да е ясна и екипът ви да не среща затруднения.

Възможно е да можете да използвате повторно части от работен поток на проект. Например екипът по съдържанието създава множество части от съдържание.

Всеки от тях е малък проект. В зависимост от редица фактори, точните стъпки не винаги са еднакви. Тъй като цялостният процес е , но можем да използваме отново работния процес за създаване на съдържание за неща като проучване, рецензии и заявки за изображения.

След това имате прост процес на работа . Този тип работен процес обхваща всички ваши предвидими, повтарящи се задачи. Изпращането на фактура или одобряването на отпуск са прости работни процеси.

Без значение какво: Нищо не се променя. Работният процес следва абсолютно едни и същи пъти по абсолютно същия начин всеки път, когато работният поток се изпълнява.

просто.

И накрая, има условен процес на работа . Тези работни потоци използват форма на ако/тогава логика за структуриране на процеса.

Това е романът „Избери своето собствено приключение“ с работни процеси: Ако искате да изследвате подземието, отидете на задача 13. Ако искате да проучите града, преминете към задача 22.

В Process Street го наричаме условна логика, която създава разклонени пътища в рамките на един и същи работен процес. Страхотно е, защото означава, че за неща като влизане или билети за помощ ви е необходим само един работен процес за множество ситуации.

Работният процес за внедряване на клиента на Payroll Processors е идеален пример за това какво точно може да направи условната логика:

Как процесорите за заплати използват условната логика на Process Street за навлизане на клиенти

Оптимизация на работния процес

Неотдавна попаднах на публикация в LinkedIn, която говореше за бизнес модни думи и жаргон. Тези модни думи бяха разделени на два вида:

• Твърде неясни, за да бъдат описани по друг начин (помислете за динамиката и нейните кохорти)
• Толкова очевидни, че не е необходимо да бъдат казвани (иновативни, ориентирани към клиента и т.н.)

Оптимизацията е малко като тези модни думи. Всички знаем какво означава оптимизиране в речника. Всички знаем, че това е хубаво нещо. Нещата винаги са по-добри, когато са оптимизирани.

Но какво означава оптимизация във връзка с работния процес? Какво е оптимизиран работен процес и как да го постигнете?

Непрекъснато усъвършенстване

Изграждането на работен процес е само първата стъпка. Без подходящо внимание работните потоци могат лесно да бъдат затънали от неефективност и излишни задачи.

Това е мястото, където идват непрекъснатите подобрения. Като периодично проверявате работните си процеси, можете да се уверите, че те остават актуални и отговарят на вашите нужди. След това можете да решите дали трябва да направите постепенни или революционни промени във вашите процеси и как протичат вашите работни потоци.

Постепенните промени са в общи линии това, което звучат: малки корекции и подобрения, които правите, когато и когато попаднете на тях.

Пробивните промени са големи промени, които обикновено се правят чрез групов преглед и процес на вземане на решения. Въпреки че може да откриете, че правите постепенни промени доста често, ако установите, че правите предимно революционни промени, трябва да преоцените своя работен процес (и вероятно дори вашия процес).

Six Sigma, DMAIC, lean и kaizen са наистина полезни инструменти за прилагане на непрекъснати подобрения.

Автоматизация на работния процес

Автоматизацията е raison d’être на работния процес.

Работните потоци вземат всички тези диви, интуитивни процеси и внасят ред в тях. Но това не означава, че автоматизацията е вградена в работния процес – или дори че всеки работен процес се нуждае от автоматизация.

Още ли сте объркани?

Автоматизирането на работния процес идентифицира кои части от даден процес могат да бъдат извършени без много – или никакво – човешко участие.

Някои примери за неща, които можете да автоматизирате, са:

• Изпращане на стандартизиран имейл за добре дошли
• Прехвърляне на данни в електронна таблица
• Добавяне на събитие към вашия календар
• Обработка на плащане

Това са всички повтарящи се задачи, които може да отнемат само няколко минути, но тези минути се добавят.

Плюс това, толкова по-голям е шансът за човешка грешка. Помислете за това: предстоят ви часове за въвеждане на данни. Просто седях там, поставяйки числа в колони цял ден, като най-голямо вълнение беше, когато Тони се появи с понички тази сутрин.

Започвате с добри намерения, но в кой момент преминавате на автопилот? В кой момент случайно удряте допълнителна нула и в крайна сметка таксувате клиент 00 вместо 0? Или обратното? И двамата са лоши.

Ето защо автоматизирате.

След като определите кои задачи да автоматизирате, внедряването е доста лесно. Със софтуер като Zapier можете да настроите интеграции, за да свържете тригер в едно приложение с резултат в друго.

Въвеждате данни веднъж. Изпраща се до всички места, където трябва да бъде. Имате пълна точност във всички канали и ви струва само времето, необходимо за натискане на бутон.

Предимства на работния процес

Работните процеси намаляват отпадъците. Загубено време, пропилени усилия, пропилени ресурси.

Докато начертавате процесите си, ще можете да идентифицирате къде имате затруднения и излишни задачи. След като разберете къде са, можете да ги елиминирате. Тогава вие и вашият екип можете да се съсредоточите върху необходимите задачи.

Работните процеси също са чудесни за комуникация, отчетност и прозрачност. Работният процес трябва да показва ясно кой е отговорен за какво и кога даден резултат трябва да бъде завършен. Не е нужно да микроуправлявате екипа си. Вашият екип не трябва да бъде микроуправляван. Всички са по-щастливи.

Тъй като всеки аспект от даден процес е документиран в работния процес, всеки в екипа разполага с информацията, от която се нуждае, когато има нужда от нея. Намаляването на грешната комуникация подобрява производителността – и оставя вашия екип много по-малко разочарован от задачите си и един от друг.

Предизвикателства на работния процес

Работните процеси изискват постоянно внимание. Не можете просто да създадете такъв и да очаквате да работи перфектно завинаги. Трябва да го поддържате.

Поддръжката на работния процес може да отнеме много време и да е сложна – особено ако не сте практикували принципите си за непрекъснато подобряване.

Но неизвършването на редовна поддръжка причинява сериозни проблеми:

• Неточни оценки на времето/разходите
• Грешки при неправилна комуникация
• Пропускане или забравяне на важни стъпки
• Одобрения, приложени без изпитване – или не приложени, когато е необходимо
• Скъпи тесни места

Мислете за работен процес като автомобил. Колите са наистина полезни и ефективни. Обикновено можете да свършите повече за по-малко време, като шофирате, отколкото ходете.

защо клавиатурата ми не работи

Освен това не е нужно да носите всичко.

Но колите се нуждаят от прегледи. Някои са малки – нови гуми, смяна на масло, тестове за емисии и т.н. Понякога трябва да инвестирате малко повече – като нов стартер или ремък на вентилатора. Сами по себе си тези неща не са голяма работа.

Ако някога сте издържали твърде дълго време без смяна на масло обаче, знаете точно колко важна може да бъде редовната поддръжка.

Софтуерни инструменти и доставчици на работни процеси

Ако използвате Google workflow (което очевидно сте направили), ще видите точно колко вида софтуер за работни процеси има. Когато тепърва започвате с работните потоци – каквито сте – трудно е да определите кой от тях предлага точно това, от което се нуждаете за най-добра стойност.

И така, ето няколко от любимите ни инструменти за изграждане на работен процес:

Airtable е как да останем организирани. с Airtable можете да настроите персонализирани изгледи, персонализирани табла за канбан и да автоматизирате всичко - от създаване на запис до изпращане на имейл.

гледам е идеалният инструмент за очертаване на вашия работен процес. гледам действа като съвместна бяла дъска, където целият ви екип – независимо дали дистанционно или лично – може да работи заедно, за да изгради това нещо, което трябва да изградите.

Отпуснатост е универсалният център за съобщения за почти всеки екип там. И защо не? Отпуснатост интегрира се с почти всички приложения, с които работите. Можете да участвате в сбирки, да записвате видеоклипове и да споделяте файлове с всеки от екипа си – или само с един. И има GIF файлове. Кой не обича добър GIF?

Процесна улица. Знаехте, че това предстои, нали? Работните процеси на Process Street са централното ядро ​​за всичко, което правим. Заявки за PTO, интегриране, бюро за помощ, създаване на тази страница… Всичко се извършва с помощта на работен процес. И – или чрез Zapier, или чрез нашата автоматизация на първа страна – всички тези работни потоци могат да бъдат свързани със Slack, Airtable и останалата част от нашия софтуерен пакет.

Как изглежда работният процес?

Това е очертанието на един процес:

По-конкретно, това е схемата на нашия процес на създаване на съдържание. Работният процес за този процес има много, много повече стъпки, разнообразие от условни пътища и много автоматизация.

Но оттук започна. Осем стъпки, за да стигнете от началото на задание до публикуване.

Ако помолите някой от екипа по съдържанието да опише този процес, готов съм да се обзаложа, че няма да е толкова кратко или толкова конкретно. Някои стъпки ще бъдат разработени, други ще бъдат пропуснати, а самото описание вероятно ще бъде доста нелинейно.

Просто така работят мозъците на хората. Ето защо е важно да очертаете своя процес, преди да изградите работния процес.

Сега всяка от тези осем стъпки се превръща в раздел в работния процес. След това разделяме всяка стъпка на отделни задачи.

Например, в първата стъпка Writer получава задание, задачите на работния процес изглеждат по следния начин:

1. Темата е избрана (Airtable запис, генериран чрез Slack)
2. Задаване на краен срок (добавен към календара чрез работен поток на Process Street)
3. Зададена дата на публикуване (добавена към календара чрез работен процес)
4. Редакторът е назначен (записът на Airtable се актуализира чрез работен процес)
5. Назначава се дизайнерски екип (запис на Airtable, генериран чрез Airtable)
6. Писателят получава задание (известие, получено чрез Slack и Process Street)

Всяка от тези шест задачи е разделена на едно действие. Това опростява процеса и гарантира, че нищо няма да бъде пропуснато. Без тези автоматизации би било много лесно случайно да зададете краен срок, но не и датата на публикуване.

Ако тези дати бяха въведени ръчно за всички, всеки член на екипа може да се наложи да работи за различни крайни дати – което може да причини големи затруднения в процеса.

Как да извлечете максимума от работните си процеси

Не забравяйте, че работният процес е инструмент. Това е полезен и многофункционален инструмент, но не може да направи всичко.

Когато изграждате своя работен процес, трябва да имате ясно разбиране за процеса, върху който работите, и резултата, който искате да постигнете. Определете кои задачи могат да бъдат автоматизирани и кои се нуждаят от по-практичен подход.

Най-важното е да продължите да работите върху това. Добрият работен процес непрекъснато се променя, защото вашият процес – и вашите нужди – постоянно ще се променят. Ако нещо във вашия работен процес е станало излишно или неуместно, отървете се от него. Ако добавите нова стъпка към процеса, уверете се, че сте я добавили и към работния си процес.

Добрият работен процес трябва да прави работата по-лесна, а не по-сложна.