Когато за първи път започнах да работя в корпоративния свят, имаше термин, който забелязах, че се използва много често: BizOps .
Какво по дяволите е BizOps?? И защо има цял отдел за това? Те какво правят??
Беше мистерия, че в крайна сметка трябваше да потърся, за да не изглеждам толкова невежа, колкото бях пред колегите си.
За тези от вас, които преминават през същата борба, BizOps е съкращение от бизнес операции, а те са изключително важни за бизнеса.
Нека ви преведа през него.
Какво представляват бизнес операциите?
Бизнес операциите имат доста широк обхват. По принцип това включва всяка част от бизнеса, която го поддържа да работи и да носи печалба.
Тези ежедневни задачи поддържат всичко да работи гладко. Няма универсален подход към бизнес операциите, защото всяка компания е различна.
Ще изглежда напълно различно между a финансова компания и производствена компания, например. Дори ще изглежда различно между търговците на дребно, ако са физически или онлайн.
Но не се безпокойте. Основите на бизнес операциите са универсални, така че нека поговорим за тях.
Елементи на бизнес операциите
Има четири елемента, които съставят бизнес операциите, които не се променят от индустрия в индустрия. Те са просто адаптирани по свои уникални начини .
Местоположение
Всички нови компании трябва да изберат място, където ще работят. Независимо дали е отдалечено, високоетажно здание в центъра или селско производствено предприятие, важността на решението остава същата.
И това решение, вярвате или не, е част от бизнес операциите. Засяга всичко от:
sql версия на заявка
- Пулът от налични клиенти
- Физическо съхранение
- Фирмено оформление
- Паркинг за служители
По същество това е най-основният градивен елемент на вашите бизнес операции.
Как очаквате операциите да протичат гладко, ако имате стотици служители, които търсят паркинг всеки ден? Или няма достатъчно място за съхранение на документи и продукти?
Те просто няма да го направят.
технология
Технологията е огромна част от бизнес операциите. И включва всичко - от фабрично оборудване до софтуер за проследяване на инвентара. Буквално всяка технология, която използвате, за да управлявате вашата компания, е част от бизнес операциите.
Важно е да разберете коя технология е важна, за да рационализирате операциите и да сте в крак с всички технологични постижения. По този начин винаги можете да останете конкурентоспособни.
служители
Вие сте нищо без вашите служители. Крайъгълният камък на всеки бизнес е да разберете от какви служители се нуждаете, колко и дали трябва да бъдат на пълно работно време, на непълно работно време или на договор.
Ключът към добрите бизнес операции е изграждането на добре балансиран набор от таланти. Трябва да намерите сладкото място да имате достатъчно служители, за да поддържате операциите да протичат гладко, без да ги наемате или претоварвате.
Не е лесно, но наистина може да промени играта за бизнеса.
процеси
Не на последно място, процесите. Като се има предвид, че компанията, за която работя, се нарича Process Street, е безопасно да се каже, че тази е любима.
Вашите процеси са повтарящите се задачи, които поддържат бизнеса на повърхността. Това са неща като:
- Включване на служителите
- Фактуриране
- Проучване на пазара
- подбор на персонал
- Подаването на рекламации на клиенти
- Производство на продукт
Схващате картината. Тези по-малки ежедневни процеси са от съществено значение за управлението на успешен бизнес, но само ако се извършват добре.
Човек може да твърди, че това е най-важният аспект на бизнес операциите, защото това е, което поддържа нещата в движение. Ако сте се борили да подобрите бизнес операциите си, разумно е да започнете с изследване на процесите си, за да откриете неефективността.
Примери за бизнес операции
Елементите на бизнес операциите са добри и всичко останало, но как всъщност изглежда на практика? Ето няколко примера:
Човешки ресурси
HR отговаря за всички операции, свързани с жизнения цикъл на служителите, включително:
- подбор на персонал
- Включване
- Управление на ефективността
- Излизане от борда
И всичко между тях.
Ако екипът по човешки ресурси не може да оптимизира тези операции, това може да има сериозни последствия за набора от таланти на компанията. Доброто адаптиране има потенциала да увеличи задържането на служителите с цели 82%. Това е важно!
За да се оптимизират операциите на човешките ресурси, ежедневните задачи могат да включват неща като търсене на начини за подобряване на удовлетвореността на служителите и създаване на нови процеси за включване. Макар и различни, и двете са важни за бизнес операциите.
Маркетинг
Не можете да продадете нещо без маркетинг, нали? Всички повтарящи се процеси, които вашият маркетингов екип трябва да разгласи за вашия продукт или услуга, попадат под чадъра на бизнес операциите.
Но не говоря само за блестящите кампании, които правят, или за публикациите, които пишат в полза на SEO. Говоря и за задните части на маркетинга. Защото добре установеният процес за одобрение на маркетингови материали е също толкова важен, колкото и самите материали. Операциите протичат по-гладко, когато има одобрения и следователно отчетност.
Маркетолозите също са отговорни за събирането на добре проучена пазарна информация, ежедневна задача, която може да направи огромна разлика в печалбите на компанията. Така че, ако не е направено добре, може да струва повече, отколкото си струва.
Продажби
Бизнес операциите в продажбите са свързани с това да се гарантира, че екипът по продажбите разполага с максимално време през деня, за да се опита да направи продажба.
Ако търговските представители трябва да отделят твърде много време за записване на информация или измисляне на стратегии за продажби, тогава това е пример за лоши бизнес операции.
Но като се уверите, че всички процеси, които протичат зад кулисите на търговските срещи и студените разговори, протичат гладко, означава, че вашите представители могат да прекарат възможно най-много време с клиента, за да изградят взаимоотношения и да заключат продажба. Това от своя страна увеличава печалбата и е пример за добра бизнес дейност.
За да постигнете това, може да помислите за неща като автоматизирани работни потоци, за да спестите време на вашия екип по продажбите. Това е свързано с използването на технологии за подобряване на вашите бизнес операции.
Финанси
Това обхваща всичко, свързано с финансите на компанията, заедно с вземането на финансови решения.
Това е може би най-чувствителният от всички, защото една грешка може да съсипе бизнеса завинаги. За тези бизнес операции не става дума за ефективна работа, а за правилна работа.
Като такива, ежедневните им задачи включват неща като:
- Създаване на инвестиционни стратегии
- Управление на транзакции
- Правене на заплати
- Изготвяне на финансови отчети
- Одитиране
Подобно на маркетинга, всички изброени по-горе процеси трябва да идват с подпроцес, който одобрява всеки от тях, за да се избегнат грешки. Без него е само въпрос на време някой да направи грешка, която коства на компанията много време и пари.
Продукт
От нашите пет примера, този е най-широкият, защото обхваща всичко от създаването на действителен продукт до продуктовия екип.
Целта на операциите, свързани с продукта, е да се гарантира, че продуктовият екип разполага с цялата информация, от която се нуждае (бюджет, отчети и т.н.), за да излезе с подобрения на продукта въз основа на обратната връзка с клиентите. На свой ред продуктовият екип излага тези промени на екипа, който отговаря за създаването на продукта.
За да се постигне това, трябва да се установят повтарящи се процеси, за да се гарантира, че продуктовият екип винаги получава нова информация от други екипи, когато възникне такава. Без това на място продуктовият екип не може да върши работата си правилно. И ако това е така, продуктът не може да се подобри, което може да навреди на продажбите.
Най-добри практики за бизнес операции
Ако досега не е ясно, всички бизнес операции са взаимосвързани. Ако един отдел се провали в операциите си, това може да има ефект на доминото върху други отдели. Ето защо трябва да приемете най-добрите практики за бизнес операции навсякъде, така че вашата организация да може да функционира като добре смазана машина.
Рационализирайте процесите
Операциите са нищо без процеси. Процесите са градивните елементи, които изграждат добрите операции. Ако рационализирате процесите си, вие автоматично рационализирате операциите си.
Има няколко неща, които можете да направите, за да се случи това.
- Потърсете неефективност в текущите процеси
- Анализирайте резултатите
- Автоматизирайте повтарящи се задачи
- Получете обратна връзка от служителите
- Направете корекции
Автоматизирането на повтарящи се задачи е важно, защото спестява на екипа ви да върши черна работа, която отнема много време. Времето, което биха могли да отделят за по-ценни задачи.
Използването на софтуер за бизнес процеси е чудесен начин за автоматизиране на тези задачи и намаляване на общата неефективност на процесите. Въпреки че повечето струват пари, това е достойна инвестиция, защото в крайна сметка ви спестява повече пари, отколкото харчите, като подобрява цялостните ви операции.
Измерете ефективността
Измислете реалистични и измерими цели за вашия бизнес. Правейки това, можете по-лесно да анализирате ефективността. Освен това ще ви позволи да посочите конкретните области, които се нуждаят от подобрение. Кои отдели забавят работата и защо?
Тези цели трябва да са конкретни. Ако целта ви е да реализирате повече печалба през следващото тримесечие, няма да можете да измерите много от това. Но ако целта ви е да увеличите печалбите с 10%, тогава можете да споделите това число със служителите си и те знаят към какво да работят.
Ако не постигнете тази цел, можете да отидете до всеки отдел и да говорите с тях за техните операции, за да разберете проблема.
Гледайте тенденции
Едно от най-лошите неща, които можете да направите, е да останете в застой във вашите операции. Цялото отношение, ако не е счупено, не го поправяйте. Може би се отнася за определени ситуации, но не и за бизнес операции.
Тенденциите могат да включват промени в пазара и индустрията, нови технологии, нови закони и промени в икономиката. За да останете конкурентоспособни, трябва да сте на върха им и да сте отворени за извършване на промени.
Ние го наричаме политика на непрекъснато усъвършенстване. Никога не се примирявайте и не мислете, че това, което правите, е достатъчно добро. Винаги има подобрения, които могат да бъдат направени. Гледайте новите тенденции и се вслушвайте в обратната връзка от вашите клиенти и служители, за да сте сигурни, че няма да станете следващият K-Mart .
Използвайте данни, за да вземате решения
И накрая, трябва да се доверите на данните и да ги използвате, за да вземате решения. Колкото и да искаме да вземаме решения въз основа на нашите чувства или минали резултати, те не винаги са най-добрите показатели за това накъде трябва да отидем.
Повечето софтуери за управление на бизнес процеси идват с функция за анализ и отчитане, която ви позволява да разглеждате показателите на всички използвани процеси. Това е чудесно място да започнете, когато търсите данни.
Това е и мястото, където тенденциите се връщат в игра. Разглеждането на неща като инфлация, нови местни политики и анкети в индустрията може да ви покаже какви корекции трябва да направите, за да подобрите операциите.
Комбинирайте двата набора от данни и ще бъдете неудържими!
Последно нещо
Тъй като бизнес операциите са толкова широк термин, може да е трудно да разберете откъде да започнете, ако се интересувате от подобряването им.
Не се притеснявайте, просто правете всичко стъпка по стъпка. Можете просто да започнете, като запишете всички различни процеси, използвани във всеки отдел. Оттам отивате при ръководителите на отдели и получавате информация как протичат процесите в момента.
След това трябва да започне да става ясно кои области трябва да подобрите, за да имате най-оптимизираните бизнес операции. Не се плашете. Можеш да го направиш!
