Един бизнес може да функционира в пълния си потенциал само с подходящо управление на процесите. Но каква е истинската дефиниция за управление на процеси?
Тъй като много фирми преминаха към дистанционна работа по време на пандемията от 2020 г., управлението на много процеси също стана цифрово. Докато служителите в крайна сметка се върнаха в офисите си, управлението на процеси намери нов дом в облака.
С тази внезапна промяна и интерес към усъвършенстване на управлението на процеси си струва да се потопите дълбоко в това какво всъщност представлява управлението на процеси. И като компания, която, честно казано, се възползва от тази промяна, имаме много да кажем по въпроса.
В тази статия ще дефинираме управлението на процеси, ще говорим за ползите и предизвикателствата от него и ще ви дадем съвет как да го внедрите във вашия бизнес.
Накрая дори ще добавим безплатен шаблон, за да ви помогнем да започнете.
Определението за управление на процеси
Добре, какво точно е управление на процеси?
Управление на процеси – или управление на бизнес процеси (BPM) – е техниката, използвана от организациите за анализиране, оптимизиране, наблюдение и контрол на различни бизнес процеси.
групиране в word
С BPM компаниите могат да:
- Автоматизирайте повтарящите се процеси, така че те винаги да протичат гладко
- Анализирайте минали процеси, за да видите кое е било правилно и кое не
- Проследявайте показатели в различни процеси
- Извършете анализ на риска, за да смекчите бъдещите рискове
- Измерете ефективността, като използвате предишни данни
Защо да се занимавате с управление на процеси?
BPM е нещо, от което всяка организация се нуждае, защото ви помага да разберете по-добре бизнеса си.
С помощта на BPM можете да анализирате всичките си бизнес процеси, за да намерите неефективност и да излезете с решения за коригирането и оптимизирането им. Той прави ежедневните операции много по-гладки и подобрява управлението на ресурсите.
Но това са само малките предимства.
Другите ползи от това са огромни. Не само спестява време и пари на вашата организация, но също така позволява на вашия бизнес да отговаря на изискванията на клиентите и пазара много по-бързо.
Ползи от ясното дефиниране на управлението на процесите
Разбирането на определението за BPM означава, че можете по-добре да го разграничите от управлението на програми и проекти. Познаването на разликата между трите вида процеси означава, че ще можете да ги използвате всички ефективно.
вмъкване на ред Word документ
При BPM е важно да запомните, че той е за повтарящи се процеси във вашата организация. Това обикновено са текущи процеси в бизнеса и нямат конкретен край, като приобщаване на служители. Това е най-големият му отличителен фактор.
Управлението на проекти е доставката на конкретен продукт или услуга. Има ясно начало и край. Проектите обикновено са еднократни неща, които не се повтарят и екипът може да работи само върху един наведнъж.
Управлението на програмата е нещо средно между другите две. Той се занимава с управление на взаимозависимостите между различни проекти. Подобно на BPM, управлението на програмата обикновено е текущо, но за разлика от BPM, то не се занимава с процесите, свързани с бизнеса като цяло.
Ползи от използването на управление на процеси
Управлението на процесите е критичен аспект на всяка бизнес операция, чиято цел е да подобри ефективността, да намали разходите и да подобри цялостната производителност. Ето някои основни предимства от използването на управление на процеси:
Повишена ефективност
Внедряването на управление на процеси позволява на организациите да рационализират своите операции, елиминирайки излишните задачи и подобрявайки производителността. С ясно дефинирани процеси служителите могат да работят по-ефективно, което води до спестяване на време и разходи.
Непрекъснато усъвършенстване
Използвайки управлението на процесите, фирмите могат непрекъснато да наблюдават и оценяват своите процеси, за да идентифицират области за подобрение. Това им позволява да правят необходимите корекции, да оптимизират работните потоци и да подобряват производителността непрекъснато.
Подобрено обслужване на клиенти
С подобрена ефективност и рационализирани процеси организациите могат да предоставят по-добро обслужване на клиентите. Процеси като изпълнение на поръчки, разрешаване на жалби и адаптиране на клиента могат да бъдат стандартизирани и изпълнявани последователно, което води до подобрено време за реакция и удовлетвореност на клиентите.
Намаляване на разходите
Управлението на процесите помага да се идентифицират тесните места, излишъците и неефективността, което позволява на бизнеса да оптимизира разпределението на своите ресурси и да намали разходите. Чрез елиминирането на ненужните стъпки и автоматизирането на ръчните процеси организациите могат да постигнат значителни спестявания на разходи.
Подобрено вземане на решения
Управлението на процесите предоставя на бизнеса данни в реално време и информация за техните операции. Това им позволява да вземат информирани решения, базирани на точна информация, което води до по-добри бизнес резултати и постигане на стратегически цели.
Видове управление на процеси
Управлението на процеси може да направи много, за да ви помогне да постигнете бизнес целите си, но трябва да сте запознати с различните видове, за да знаете кой е най-добрият за вас.
Управление на бизнес процеси
Този тип управление на процеси се фокусира върху подобряването на бизнес процесите и работните потоци в различни отдели или функции в организацията. Тя има за цел да оптимизира процесите, да подобри ефективността и да ги приведе в съответствие със стратегическите цели. Софтуерът за управление на бизнес процеси е чудесен начин да ви помогне да настроите система за управление на процеси.
Управление на проекти
Управлението на проекти включва планиране, изпълнение и наблюдение на конкретен проект за постигане на конкретни цели в рамките на определен период от време. Той гарантира, че проектите се доставят навреме, в рамките на бюджета и отговарят на желаните стандарти за качество.
Управление на работния процес
Управлението на работния процес се фокусира върху координирането и оптимизирането на задачи, дейности и одобрения в рамките на определен процес. Той гарантира, че работата е насочена ефективно, крайните срокове са спазени и всички необходими стъпки са изпълнени.
Програмно управление
Управлението на програмата включва управление на множество свързани проекти като координирано усилие за постигане на организационните цели. Това включва надзор на планирането, изпълнението и мониторинга на множество проекти и осигуряване на съответствието им със стратегическите цели.
Роботизирана автоматизация на процеси (RPA)
RPA включва използването на софтуерни роботи или ботове за автоматизиране на повтарящи се и базирани на правила задачи. Той има за цел да подобри ефективността, точността и скоростта чрез намаляване на ръчната намеса и минимизиране на грешките.
Как да обучите екипа си относно определението за управление на процеси
Членовете на екипа са по-податливи на промяна, отколкото много мениджъри са склонни да им признават. Въпреки това, твърде често, BPM се среща с установено и забравено отношение. Има много малка промяна.
Когато става въпрос за обучение на вашия екип относно дефиницията за управление на процеси, вашият подход е по-важен от това как формулирате определението. Запитайте се това:
- Защо искам екипът ми да знае определението за управление на процеси?
- Как ще се възползва екипът от познаването на определението?
- Какви са моите очаквания от екипа, след като обсъдим BPM?
- Искам ли идеите на моя екип или просто искам те да знаят какво е BPM като цяло?
Ако просто искате екипът ви да знае какво е BPM, вашият подход вероятно не е правилният.
Членовете на вашия екип са тези, които работят с установени процеси всеки ден и вероятно вече знаят какво може да се подобри. Когато въвеждате управление на процеси на вашия екип, това трябва да е начин да отворите тази линия на комуникация с вашия екип.
Те трябва да се чувстват удобно да идват при вас с идеите си за подобряване на процесите от този момент нататък. Идеите им винаги трябва да се вслушват.
Дефинирани модели за управление на бизнес процеси
Моделирането на управлението на бизнес процеси е акт на представяне на процесите на организацията, така че те да могат да бъдат анализирани, подобрени и потенциално автоматизирани.
Цялата идея на BPM моделите е да имат физическо представяне на процес, изложен по начин, който има смисъл за всеки, който го гледа, независимо дали са инженери или заинтересовани страни. Мислете за това като за мисловна карта.
Примери за модели за управление на процеси
Как да моделирате своите бизнес процеси зависи от вас, но има няколко утвърдени модела, които да ви помогнат да започнете.
как да премахнете drm от archive.org
Диаграми на потока
Вероятно най-известните модели, блок-схемите са прости и лесни за правене. Просто като използвате различни форми, свързани със стрелки, можете лесно да демонстрирате как определени части от един процес преминават в друг.
Те обикновено работят най-добре за прости процеси или опростяване на по-сложни.
Нотация за моделиране на бизнес процеси
Концепцията за моделиране на бизнес процеси (BPMN) картографира бизнес процесите с помощта на графична нотация. Създадена от Object Management Group (OMG), целта на BPMN е да направи дори най-сложните бизнес процеси разбираеми за всеки в екипа, от разработчици на софтуер до бизнес анализатори.
Всъщност можете да научите как да създадете BPMN безплатно уебсайт на OMG ако това е моделът, с който искате да отидете.
Диаграми на Гант
Диаграмите на Гант са създадени от американския машинен инженер Хенри Гант и съществуват повече от 100 години. Тези диаграми се използват най-добре за процеси, които са чувствителни към времето, тъй като използват ленти за проследяване на крайните срокове на определени задачи или проекти.
Диаграмите на Гант са последователни и много лесни за разбиране. Има основателна причина те все още да се използват често.
Диаграми на потока от данни
Диаграмите на потока от данни (DFD) ви позволяват да визуализирате потоци от данни. DFD работят като диаграми, но обикновено имат много по-голям ключ, за да поддържат различните форми и цветове ясни и организирани.
Те помагат, за да можете да видите как данните протичат в рамките на процес и между процесите. Те обикновено са по-добри за вашия екип, а не за заинтересованите страни, защото могат да станат малко сложни в зависимост от това колко данни се представят.
как да конвертирате google doc в word
Внедряване на система за управление на процеси
Внедряването на система за управление на процеси, дори за отделни процеси, не трябва да бъде сложно. Просто следвайте тези стъпки:
Определете ясно целите и задачите
Това ще осигури основата за идентифициране на критичните процеси, които трябва да бъдат управлявани и подобрени. Чрез осигуряване на съответствие между системата за управление на процесите и цялостната бизнес стратегия, организациите могат да приоритизират своите усилия и да вземат по-добри решения относно оптимизирането на процесите.
Начертайте съществуващите процеси
Това включва документиране на стъпките, входовете, изходите и заинтересованите страни, участващи във всеки процес. Упражнението за картографиране на процеса осигурява визуално представяне на последователността от дейности и помага за идентифициране на потенциални тесни места, неефективност и излишъци в процесите.
Идентифицирайте възможностите за подобрение
Това се прави чрез оценка на ефикасността, ефективността и производителността на всеки процес. Могат да се определят ключови индикатори за ефективност (KPI), за да се измери успехът на процесите и да се проследи напредъкът към целите за подобряване.
Оптимизирайте процесите
Подобряването на процеса може да се постигне чрез различни подходи, като например:
- Премахване на ненужните стъпки
- Автоматизиране на ръчни задачи
- Предефиниране на роли и отговорности
- Внедряване на най-добрите практики от индустриалните стандарти
Чрез непрекъснат мониторинг и анализ на процесите, организациите могат да идентифицират области на оптимизация и да внедрят промени за стимулиране на ефективността.
Предизвикателства при внедряването на нова система за управление на процеси
Внедряването на нова система за управление на процесите може да доведе до доста предизвикателства. Ето някои от често срещаните пречки, които организациите могат да срещнат по време на този процес:
Съпротива срещу промяната
Внедряването на нова система за управление на процеси често изисква промяна в начина на мислене и промени в установените работни процеси. Съпротивата срещу промяната може да дойде от служители, които са свикнали със съществуващите процеси и може да се колебаят да приемат нови начини на работа.
Липса на бай-ин
Успешното внедряване на система за управление на процеси разчита на подкрепата и участието на ключовите заинтересовани страни. Ако вземащите решения и лидерите не разбират напълно ползите или не виждат стойността на системата, може да бъде предизвикателство да се получи необходимата подкрепа и ресурси.
как да премахнете екипи
Ограничени ресурси
Внедряването на нова система изисква инвестиции в технологии, обучение и ресурси. Ограничените бюджети или ограниченията на ресурсите могат да представляват предизвикателства по отношение на осигуряването на необходимите инструменти и разпределянето на правилните хора, които да управляват процеса на внедряване.
Управление на данни
Внедряването на система за управление на процеси често включва събиране и анализиране на големи количества данни. Ефективното управление и организиране на тези данни може да бъде предизвикателство, особено ако организациите не разполагат с ефективни процеси за управление на данни.
Интеграция със съществуващи системи
Организациите може вече да разполагат с установени системи и инструменти и интегрирането на новата система за управление на процеси с тези съществуващи системи може да бъде сложна задача. Осигуряването на безпроблемна интеграция и плавен поток от данни между различните системи може да представлява предизвикателство.
Шаблони за управление на процеси
Вижте нашата публикация в блога относно основните процеси за екипите по човешки ресурси. Понякога е по-добре първо да внедрите BPM в екипите по човешки ресурси и тази публикация съдържа 60 безплатни шаблона, които вашият екип да изпробва.
Ако ви е трудно да решите кое да опитате първо, препоръчвам това:
Показване на работния процес Нов шаблон за процес на адаптиране при наемане Щракнете тук, за да добавите този работен процес към вашия безплатен акаунт в Process Street .Как да оптимизирате вашата система за управление на процеси
Оптимизирането на вашата система за управление на процеси е свързано с установяването на система за непрекъснато подобрение.
Непрекъснатото усъвършенстване означава никога да не се установявате. Няма Това работи страхотно, нека го оставим както е, а по-скоро отношение на, Това работи страхотно, но има ли начин да го направим още по-добро?
Имаме цяла публикация в блога, пълна със съвети как да използвате непрекъснато подобрение за оптимизиране на процесите ако искате да научите повече.
